営業日報をクラウド化で効率化しよう。【AI活用のヒントも紹介】

営業日報の効率化についてお悩みの会社さんは多く、その声をよく耳にします。

そんなお悩みの解決策として注目されているのが、日報をクラウド化して解決する方法です。

紙の日報を使用しているけど電子化したい。
エクセルで情報共有しているけどもっと効率的に情報共有する方法はないか?

こういったお悩みの解決としておすすめなのが、日報アプリです。

本記事では日報アプリのご説明、おすすめの日報アプリ、日報アプリの選定ポイント、AIの活用事例を紹介します。

日報アプリとは?

日報アプリは情報共有で仕事の質を高めるツール

・日報アプリは営業のための情報共有ツールを指します。

日報アプリは営業のための情報共有ツールのことです。

お客さんへの訪問や電話などの記録を紙で行っていたり、エクセルで行っている会社さんも多いと思います。

これらの情報を電子的にアプリ内に管理することで、紙やエクセルを使うよりも効果的な情報共有が可能になります。


・お客さんとのコミニケーションを記録するために使います。

日報アプリの目的は、お客さんとのコミニケーションを記録することです。

日報アプリに情報を記録することで、紙やエクセルで記録する方法に比べて、検索性が向上する。顧客ごとに時系列で情報を閲覧できるなどのメリットがあります。


・社内外の情報共有をスムーズに行えます。

日報アプリを使用すると、営業活動の記録を社内で共有することができます。

例えば、お客さんを訪問した後、次のお客さんに移動中に日報アプリに情報を登録します。すると、社内のインサイドセールスや営業事務のスタッフに情報を共有できちゃいます。

また、逆に営業の方が不在時に内勤のスタッフが対応した履歴も、日報アプリに登録すれば共有できるんです。


・営業を効率的にするにはクラウド型日報アプリを使うのが効果的です。

スマートフォンの普及によって、日報アプリを営業の仕事に利用する会社が増えています。

また、日報アプリを使用するときはクラウド型の日報アプリが人気。

クラウド型日報アプリであれば、外出が多い営業の方でもどこからでも情報を閲覧できちゃいます。

また、日報アプリサービスの提供者がセキュリティを担保しているので、安心して利用可能です。


情報共有のレベルアップは顧客体験を向上させる

・従来の日報共有では情報の共有にタイムラグがあった

紙の日報やエクセルの日報を使用していると、情報の共有にタイムラグが発生することはないですか?。

営業担当者だけが情報を把握していて、留守を預かる社内の人は情報を知らない、なんて状況が起きたら困りますよね。

また、営業の人が開発部門にお客さんの声を届けるときにも、社内資料を準備したり時間がかかります。

紙やエクセルで管理をしていると、集計や転記といった事務コストが発生しがちです。

日報アプリはこれらの課題を解決してくれるものです。

お客さんの声が正しく、社内に共有されることはサービスの向上につながり、顧客体験向上につながります。


・営業の属人化は時代遅れ?

日報アプリの導入を行いたい会社は、営業の属人化という課題を抱えている場合も多いです。

担当の営業しかお客さんのことを知らないなんて状況も生まれがちです。

IT技術が今ほど発展していない時代においては、自分しか知らない情報は大きな意味を持ちました。

しかし、IT技術の発展によって情報の大衆化が進んだ今、知っていることは大きな意味を持ちません。情報をどう活用するかが求められています。

自分だけで情報を抱えて解決策を探すよりも、仲間と情報を共有してアイデアを出し合ったほうがいい解決策が見つかると言われています。

個人商店のような営業スタイルは、今では時代遅れと言われてしまうんですね。。


・日報アプリはクラウド上に情報を持ちます。

日報アプリはクラウドサービス上に情報を持ちます。

クラウドサービスを利用するときの特徴は以下の3つです。

  1. 外出先でスマホからアクセス可。
  2. セキュリティ管理を委託できる。
  3. 月額課金のため初期費用が安い。

スマホからアクセスできるのは、営業にはありがたいですよね。

詳しく説明すると、社内のイントラネットワークでなくてもアクセスが可能。ということになります。

社外からのアクセスを許容するということに、セキュリティ上の不安をよく聞きます。クラウドサービスの提供事業者はプロなので、セキュリティについても安心して任せることができます。

規模の小さい会社では、情報システム部門が独立していないことも多いのではないでしょうか?そのため、外部にセキュリティを任せられることは一般的にメリットとされています。

また、クラウドサービスは月額課金制(サブスクリプション)の料金体系のため、利用開始のハードルが低くなっています。そして、いつでも利用をやめられます。

セキュリティについて心配する必要がない、やめたければいつでもやめられる。こうしたメリットがあるため、近年クラウドサービスは急速に需要を拡大しています。

日報アプリについて言えば、セキュリティと費用の面でハードルが低いため、営業部門が独自にシステム導入を決定するケースも多くあります。


・日報アプリは「スマホ」で「即時共有」を実現します。

日報アプリを使えば、スマホで情報を即時共有できちゃいます。

クラウドサービスは営業部門で独自に導入も可能。是非あなたの会社でも日報アプリの導入を検討してみませんか??


定性的な情報こそ重要。しかし共有が難しい。

日報アプリを使えば、情報共有という課題が大きく改善することを説明しました。

そして、情報共有という課題が解決すると、次の課題が見えてきます。

それは以下の2点。

1.情報共有のためのコストを減らす
2.情報共有した結果を有効活用する

情報共有のための課題についてさらに深堀りしていきましょう。


・情報共有のためにはコストがかかります。

紙やエクセルでの共有よりはコストが軽減されたものの、情報共有のためのコストはまだ残ります。

日報アプリで情報共有をしようとしたときに、「入力」というコストが発生します。

また、共有された情報の中から重要性の高い情報を「選別する」コストもあります。

これらのコストを減らし、お客さんの期待によりコスパよく応えること。今の日報アプリの課題と言えます。逆にいえば各社の力の入れどころとも言えますね。


・お客さんの真のニーズを効率よく集めるには?

日報アプリについて、情報共有した結果を有効活用するという課題もあります。

お客さんとの記録の情報量はときに大きくなりがちです。そこから本当に必要な情報を選別するコストは小さくありません。。

実は営業の仕事で一番重要なのはここ。

お客さんとの何気ない会話の中に、課題解決のヒントがあったり、お客さんの潜在的なニーズが含まれている場合は多くあるんです。

いわば、注文という定量的で顕在的なニーズではなく、定性的で潜在的なニーズに着目することが重要なんです。

こうした情報を選別するには現場の感や担当者の力量に依存してしまうケースも多く、見落とされてしまうケースも少なくありません。

本当のお客さんの課題を解決する情報は、定性的な言語情報にこそ含まれているといえます。


・AIは日報の課題を解決してくれる?

実は、AIの分野ではこうした定性的な情報を分析するサービスが、すでに登場しています。

音声認識のAIは、お客さんとの会話のなかで重要性の高い会話をテキスト化して、日報に自動保存する。お客さんの感情を分析して提示する。といったことがすでにできたりします。

記事の最後に、日報との連携も可能なAIの紹介をしています。


おすすめの日報アプリ5選!

情報共有という課題を解決するおすすめの日報アプリを紹介します。

Senses

◆製品紹介ページ

<製品とサービスの特徴>

・管理者目線ではなく現場目線でつくられたサービスです。

mazrica(マツリカ)社の営業支援ツール「senses」は、顧客別の情報管理、進捗管理ができる製品です。入力の自動化やAIによるリスク分析といった機能も実装しています。

製品の特徴として、管理者目線で作成されたツールではなく、現場の営業目線で作成されたツールという点が挙げられます。

入力の自動化といった機能を見ても、現場の負荷軽減を目指していることがわかります。

また、お客さん側の現場の声を吸い上げることも大切にしている製品です。

・営業のリモートワーク化に成功している会社です。

mazrica(マツリカ)社は、営業のフルリモート化に成功している企業。

新型感染症の影響もあり営業にもフルリモートでの活動が求められています。

製品の導入とあわせてフルリモートでの営業のノウハウも学ぶことができるかも。


Slack

◆製品紹介ページ

<製品とサービスの特徴>

・エンジニア向けコミニケーションツールとして登場したツールです。

・直感的な操作性と豊富な連携が売りです。

Slackはもともとエンジニアのコミニケーションのために開発されたチャットツールです。

情報共有に便利なため、営業がチーム単位で利用するケースが増えています。

エンジニアが開発したツールというだけあって、外部の各種サービスとの連携が柔軟に設定可能。

また、基本機能の利用は無料で行えます。まずは試しに使うことも可能なので体験してみましょう。


LINE WORKS


◆製品紹介ページ


<製品とサービスの特徴>

・みなさんおなじみLINEのビジネス版です。

・直感性に優れ、誰でも操作しやすいです。

LINE WORKSはビジネス版のLINE。

個人で利用するLINEに比べて、スケジュール管理機能など会社のコミュニケーションツールとして強化されています。

LINEを使ったことがあれば操作が可能なので、ITリテラシーが高くない会社、個人のLINEをビジネスで利用している会社は導入のメリットがあります。


Gamba!


◆製品紹介ページ

<製品とサービスの特徴>

・簡単にテンプレートを設定できます。

・数値の集計に便利で管理職向けです。

日報アプリGamba!は、簡単に日報をテンプレート化したい企業に向いています。

テンプレート化した項目は集計が可能なので、定量的な管理をしたい会社に人気のアプリです。


kintone


◆製品紹介ページ

<製品とサービスの特徴>

・サイボウズ社の製品です。

・サイボウズと似た感覚の操作性です。

kintoneはサイボウズ社が提供するデータベース管理アプリです。

サイボウズのカスタムアプリ機能のようにデータベースを構築でき、サイボウズと同様に情報の共有が可能になります。

サイボウズとの連携が可能だったり、操作性がサイボウズに近い点がメリット。

サイボウズユーザーであれば導入を検討したい製品です。


日報アプリの3つの選定ポイント

情報共有したい内容を決める

日報アプリを選定するにあたって、「何を情報共有したいか」決めることが最重要です。

・定量的な情報、定性的な情報どちらを重視するか

情報共有したい内容は、会社の方針によって決まる部分もあると思います。

定量的な要素、定性的な要素、どちらに会社のKPIに置くかで日報アプリの選定も変わるでしょう。

○売上予測や営業訪問数を把握したい場合

例えば、売上予測や営業訪問数といった情報を把握したい場合。データベース型で集計に強い日報アプリが望ましいです。定量的な情報を重視する選択といえます。

○お客さんのニーズや感情を把握したい場合

お客さんの発言そのものや、営業の手応えと、いったものを把握したい場合。テキスト型で入力の自由度が高いアプリが望ましいです。定性的な情報を重視する選択といえます。


・自社の管理目的か、顧客の課題解決目的か

定量的な管理か、定性的な管理か、はお客さんとの向き合い方にも関係してきます。

○自社の管理目的には定量的な情報が向いている

自社の管理目的の性格が強いなら、定量的な情報管理向き。

管理職の方が、業績評価や個人評価目的で導入されるケースは、このパターンが多いです。

○顧客の課題解決には定性的な情報が向いている

顧客の課題解決目的の性格が強いなら、定性的な情報管理が向いています。

製品の開発に力を入れている会社、現場主導で導入されるケースがこのパターンになります。


情報共有の方法を明確にする

情報共有の方法についても整理します。

目的に応じて情報共有の方法を選択しましょう。一般的にはテキストが多いです。


・テキストでの共有

テキストでの共有のメリットデメリットは下記の通りです。

<メリット>
・記録に残る
・情報共有性に最も優れている。
・定性的な情報の記録に最適。

<デメリット>
・入力過程でニュアンスが変わってしまうことがある。


・画像での共有

画像での共有のメリットデメリットは下記のとおりです。

<メリット>
・視認性が高い
・定性的な情報の共有にすぐれている。

<デメリット>
・画像で情報共有する対象が限られている


・音声での共有

音声での共有のメリットデメリットは下記の通りです。

<メリット>
・生データのため正確性が高い。
・定性的な情報の共有にすぐれている。

<デメリット>
・分析に時間がかかる


使い勝ってのよさ、入力のしやすさ

最後に使い勝手のよさ、入力のしやすさも重要な判断要素です。

日々入力に使用する日報アプリは、「どこでも使える」「操作が簡単」が重要なポイントになります。

スマホで入力ができる。直感的な操作ができる。これら2点は重要なポイントなのでチェックしましょう。無料トライアルがある製品であれば必ずトライアルをすることもポイントです。


日報をAIの力で効率的に作成

日報アプリでAIを活用した最新の事例について紹介します。

顧客の生の声を正確に記録する音声認識サービス

お客さんの音声情報には、お客さんの潜在的なニーズやお客さんの感情が含まれています。

しかし、音声情報は分析に時間と労力がかかります。

こうしたお客さんの音声データを重要な部分だけ自動で選別してテキスト化してくれる技術があります。いわばテキストと音声のいいとこ取りができるということです。


テキスト、音声の情報共有を最適化する

音声データをAIが分析することで、最適化した状態でテキスト化をし、該当部分の音声データを紐つけて保存します。

仮にテキスト情報が信用できなかったとしても、該当する音声を確認できます。ですから、情報の正確性が担保されることになります。音声認識のAIによって、テキストと音声の情報共有の最適解が提供されます。


テキストを自動作成するため入力が不要

音声認識AIを使用すると、テキストを自動作成します。つまり、入力の手間からも開放されることになります。

お客さんとの会話が終わった時点で情報の共有が完了するので、入力工数の削減、即時共有が同時に実現できてしまいます。


slackを使った情報共有事例

Slackを使ったAI情報共有事例を紹介します。

lackは連携の機能が豊富です。

今回は、AI IP電話とSlackを連携させる事例を紹介します。

AI IP電話を利用してお客さんと会話をすると、会話を終了したときにお客さんとの会話の要旨をSlackに出力できます。これによりSlackを利用している同じチームメンバーに情報が共有されます。

また、お客さんの言葉をAIが分析して、お客さんの感情を分析して出力。なんてこともできます。

お客さんの感情が分かるのでアフターフォローの必要性、商談の確度をはかるなど用途は幅広くあります。

今回、紹介した事例はpickupon株式会社のAI IP電話を利用した事例になります。

現在は、IP電話の提供をメインサービスとしています。

今後、音声認識技術を通じてコミニケーション体験に革新を起こそうとしている会社です。

電話での商談はもちろん、オンラインの商談は今後増加すると思われるので知っておいて損はないサービスですよ。

営業新時代はもう来ています。


まとめ

日報アプリを使いこなして営業活動をクリエイティブに!

日報アプリを使いこなして情報共有を効率的に、営業活動をクリエイティブなものに変革していきましょう。