事務が効率化された営業に向けて。5つのポイントまとめ。

『ゆるふわ営業ハック』では、営業が効率化されることで、働く人とお客様がハッピーになれると考えています。

散らかった書類から開放されて、整理された机の上でスマートに仕事できれば、最高ですよね。

また、社内の情報が整理されていれば、お客様によりよい提案をすることができます。

そんな営業になるための、5つのポイントをまとめました。


【index】

  • ポイント①効率化すべき仕事を見極める!!
  • ポイント②事務効率化のための考え方
  • ポイント③忘れてはいけないこと
  • ポイント④営業事務効率化はDXの第一歩
  • ポイント⑤営業事務を効率化すると営業が助かる
  • まとめ

ポイント①効率化すべき仕事を見極める!!

『ゆるふわ営業ハック』では、効率化すべき仕事について次のように考えています。

  • 効率化すべき仕事   → 営業事務作業
  • 時間をかけるべき仕事 → お客様対応


効率化すべきは事務作業

なぜなら、営業事務の多くは社内の仕事であり、お客様の目に触れることはありません。

お客様から、「あれ、手を抜いているの?」なんて思われる心配はないので、どんどん割く時間を減らすべきです。

働く人の立場でみても、営業事務は時間を費やしてしまうので、できれば減らしたいと思う人が多いでしょう。

事務作業量が多すぎて、プレッシャーがパフォーマンス低下の原因になることもあります。

営業における事務作業は極力減らしたいものですね。


時間をかけるべき仕事はお客様対応

『ゆるふわ営業ハック』では、お客様対応は営業でもっとも重要と考えています。

より質の高い営業活動には次の2つのポイントをつかむ必要があります。


  • お客様のニーズを正確につかむ。
  • 期待を超える提案をする。

お客様の満足度を最大限にするには、それぞれのお客様ごとに対応が求められます。

『ゆるふわ営業ハック』では、データに基づく営業方法でこそ、それを実現できると考えています。


>>詳細は、別記事にてまとめています。(準備中)


営業事務の効率化で生まれた時間や情報を、お客様対応に生かす。

そのために、まずが営業事務の効率化が必要になるのです。


ポイント②事務効率化のための考え方

まずは、基本的な考え方が重要だと思います。考え方を3つ紹介します。

考え方がしっかりしていれば、どうすればいいかわからない時、道しるべになります。

  • 紙をなくしてデジタル化しよう
  • 作業をツールに任せよう
  • 情報はみなで共有しよう


紙をなくしてデジタル化しよう

営業活動の中で、紙による記録を行ってはいませんか?

紙を前提とした営業活動には改善すべき点が多く生まれます。

  • 紙→システムへの転記
  • 紙の保管コストの問題


営業活動で社外にいるため、社内システムにアクセスできない。。。

そのような理由から、いったん紙を使っている人もいるかもしれません。

今では、こうした課題を持つ会社は少なくなっています。

多くの会社で、社外からアクセスできるクラウド型の営業ツールを利用しているからです。

営業の記録は最初からデジタル情報で残しましょう。

>>営業のデジタル化が今求められている理由

作業をツールに任せよう。

営業情報をデジタルで残す基本ができたら、入力の効率化を考えましょう。

具体的には次の場面です。

  • CRM,SFA入力の自動化
  • 文字起こしの自動化

CRM,SFAの入力は主にインサイドセールスによるファーストコンタクト、営業の商談後に発生します。


この中で、入力量のウェイトが大きいのがファーストコンタクト時です。

お客様の基本情報が求められるため、さまざまな情報を入力しなければなりません。

CRM,SFAの入力自動化ツールには、クラウドIP電話があります。

架電記録を自動で残し、CRM,SFAに自動入力してくれるツールもあるので、特にインサイドセールスにおすすめです。

議事録の作成や、お客様との電話の記録を情報として残すために、文字起こしが必要になることがあります。


文字起こしは手間のかかる作業であるため、できれば自動化したいですよね。

文字起こしを自動化するツールには、架電情報の場合であればクラウドIP電話。

議事録の場合には、音声情報を提供してのテキスト化サービスなどがあります。

関連記事>>電話内容を文字起こしできるツールをご紹介!

入力に関わる事務には、なるべく人のリソースを割かないことが理想です。


情報はみなで共有しよう

考え方3つめは情報共有についてです。

過去の営業情報を参照しようとしたら、探すのに時間がかかった。。。

こんな経験をしたことはありませんか?

事務作業の中で意外に大きなウエイトを占めるのが、検索に費やす時間です。

情報共有を前提にすることで、この手間を最小化できます。


また、検索性に優れたシステムを採用すると、利便性が高まり、営業の質が上がります。

事務効率化の面で、外せない考え方なので覚えておきましょう。

関連記事>>情報共有について解説


ポイント③忘れてはいけないこと

CRM,SFAといったツールは事務効率化に非常に便利です。

しかし、入力やチェックをなかなかゼロにはできないため、入力が面倒な気持ちがどうしても発生します。


例えば、お客様の発言を少し省略して記録に残したり、お客様の発言をグルーピングして定量的に評価したり。

『効率化』が目的化してしまうと、本来のお客様の声と向き合えなくなることもあるので注意が必要です。

>>セールスフォースの評判は悪い?

効率化の目的は、お客様のためと改めて認識しましょう。


ポイント④営業事務効率化はDXの第一歩

ここまで、営業事務の効率化の考え方を説明してきました。

それぞれの考え方には、情報を有効活用するための目的がありました。

  • デジタル化 → 情報を記録するため
  • 自動化   → 正確性の高い情報を残すため
  • 情報共有  → 仮説検証可能にするため


ここまでのポイントを押さえていれば、次の営業活動に生かせるデータが社内に蓄積されているはずです。

営業事務効率化については、一度ここで完了です。


営業事務の仕事はDX化につながる

日本中で、DX(デジタルトランスフォーメーション)が叫ばれています。

DXを実現するには、ポイントが2つあります。

(1)仕事をデータとして残すこと

(2)データを利活用して付加価値を生み出すこと


データを利活用して、お客様に付加価値を生み出すことこそ、営業にとってのDXです。

具体的には、「これまでより質の高い提案」と言い換えることができるでしょう。

営業事務をデジタルで効率化すると、DXの入り口に立つことができます。


不要な情報の整理も行う

営業情報をデジタル化できてくると、データを使って判断する中で「これは使わない」というものも出てきます。

時代にそぐわない情報を使っている場合は、思い切ってなくしてしまいましょう。


優先順位の高い情報がどれか?

正しい認識を持っておくことも、データの活用において重要なことです。

そして、不要な情報を集める手間がなくなれば、営業事務としてもハッピーになれますよね。


ポイント⑤営業事務を効率化すると営業が助かる

営業が効率化され、データ化されると営業にも2つメリットがあります。

  • 営業活動の手間が減る
  • 営業活動の成果も上がる


営業活動の手間が減る

成果につながらない営業をしなくてよくなります。

例えば、お客様とのやりとりの経緯が正しく残っていれば、お客様の温度感からおおよそ成約率が分かります。

また、過去のデータと照らしあわせて検証することで、商談に進めるべきか、撤退すべきか判断できます。


営業活動の成果も上がる

逆に、成約の確度が高そうなお客様に対して、もれなく営業活動をすることも可能になります。

データにより、お客様ごとの優先順位を明確にすることができるためです。

優先順位が明確になることによって、営業の成果を最大化する営業リソース配分ができるようになります。


まとめ

デジタル化を中心に据えた営業事務の効率化は、営業活動そのものを変える力があります。

取り組まない手はないので、今回の記事の内容を実践してみてください。


・営業を効率化するもう1つの方法を紹介。

>>「営業組織の分業化モデル」The Modelを解説。


・CRM自動入力で事務を効率化するツール紹介。

>>CRM入力漏れを防ぐ方法3種類を紹介!


・AIによる文字起こしで顧客ニーズを逃さない方法とは??

>>電話を文字起こしできるツールをご紹介!