電話内容を文字起こしできるツールをご紹介!活用事例・選び方のポイントとは?

「電話内容の正確な記録を、手間をかけずに残したい!」


このような課題を解決するには、電話内容を自動で文字起こしするツールが必要不可欠です。

電話の自動文字起こしツールとは、AIの音声認識機能を利用して録音した内容を、自動的に文字起こし(テキスト化)してくれるツールです。


そこで今回は、電話内容を正確かつ簡単に記録できる、自動文字起こしツールを導入するメリットや活用事例、選び方のポイントなどをご紹介していきたいと思います。



【index】

  • テレワークのお悩み解決にも⁉電話内容の文字起こし(テキスト化)するメリット
  • 電話内容の文字起こし(テキスト化)機能の活用例
  • 電話内容の文字起こし(テキスト化)ツールの選び方
  • オススメの電話内容の文字起こしツール
  • まとめ

テレワークのお悩み解決にも⁉電話内容の文字起こし(テキスト化)するメリット

まずは、通話内容を自動的に文字起こし(テキスト化)するメリットについて解説していきます。


入力にかかる負担を軽減できる

通話内容を自動的に文字起こしするメリットとしてまず挙げられるのが、入力コストの削減です。

例えば、営業での電話の記録を終話後に残す場合、1件につき5分かかるとすると、10件で50分もの時間を入力だけに使っていることになります。


しかし、電話内容の自動文字起こしツールを活用すれば、入力という単純な作業にリソースを割く必要がなくなり、人手不足の解消にもつながります。


担当者が本来の仕事に集中できる

電話内容の文字起こしをツールに任せているので、担当者は本体の自分の仕事に集中することができます。


記録を残したい内容を入力しながら通話していると、入力の方に気をとられて会話に集中しにくかったり、残したい情報を十分に記録できないこともあるのではないでしょうか?


文字起こしをツールにお任せして会話に集中することで、しっかりとお客様に向き合って対応ができるようになります。


電話内容を効率よく共有できる

電話内容を社内で共有する際、担当者自身がとったメモや録音を使用するといった方法もあります。


しかし、人の手で入力されたメモは個人の推測や考えが反映されてしまうことがあり、正確な一時情報ではないケースも。また、録音で記録をとっていても、音声を確認するのは時間がかかり、非常に非効率だと言えます。


そこで、電話内容が自動的に文字起こしされていれば、正確な一時情報を効率的に共有することができるのです。


お客様のニーズ・クレームを活かすことができる

電話内容が文字起こしされていると、お客様のニーズやクレームの内容を客観的に把握できることから、それらを活かすことも容易になります。


もし、電話内容を録音していたとしても、録音データだけではビジネスシーンで活かすことは難しいでしょう。しかし、お客様のニーズやクレームが文字起こしされ可視化できる状態であれば、情報資産として蓄積・分析することも可能となります。


このように、電話内容をテキストで記録することで、「言った、言わない問題」だけでなく、営業活動やマーケティングにも活かすことができるのです。


電話対応の属人化を予防できる

電話はその担当者とお客様だけの間だけで完結してしまうことから、対応が属人的になりがちです。しかし、自動的に文字起こしツールを導入することで、電話対応の属人化を予防することができるのです。


例えば、電話の自動文字起こしツールを導入し、社内全体でお客様の情報を共有することができていれば、担当者以外のスタッフでもスムーズに対応することが可能になります。


さらに、インサイドセールスの場合では、フィールドセールスへ引き継ぐ際にお客様が抱えている課題やニーズを一時情報として正しく共有することが可能となるのです。


新人教育・指導を効率化できる

自動文字起こしによって得られたテキストは、新人の教育や指導にも役立ちます。


新人への指導のために、様々な資料などを準備するかもしれませんが、最も役立つのは先輩や他のメンバーによる、お客様との実際の会話ではないでしょうか?


録音だけでなく、文字起こしされたデータがあれば、それをそのままお手本の教材として使用できたり、トークスクリプトの作成にも役立つでしょう。


電話内容の文字起こし(テキスト化)機能の活用例

では、電話内容の文字起こし機能はどのような場面で活用できるのでしょうか?


営業(SFA・CRM連携)

SFAやCRMと連携すると、それらへ自動的に文字起こしされたデータが入力されることから、業務の効率化を図ることができます。


また、文字起こしされたデータがSFA・CRMに蓄積されていくと、それを分析するなどといった活用も可能となるのです。


営業代行・電話代行

営業代行・電話代行会社では、受託している企業への報告のために、営業活動の記録の提出が必要ですよね。「コンプライアンスに違反した販売を行っていないか?」などの確認を、自動で文字起こしされたデータで行うことができるのです。


インサイドセールス(分業型)

インサイドセールス・フィールドセールスと、分業スタイルで営業活動を行っている場合、次のフェーズに移動する際に必ずお客様の引継ぎが発生します。

その際、フィールドセールスは文字起こしされたデータを確認するだけでインサイドセールスとお客様との一連のコミュニケーションの流れ、内容を把握することができるのです。


コールセンター

コールセンターでは、応対の品質向上のために行われるオペレーターの通話記録のチェックに自動で文字起こしされたデータが役立つでしょう。複数の通話記録を確認する必要があるため、録音だけでなくテキストがあると、多くの時間をかけることなく効率的に確認できるようになります。


また、文字起こしされた先輩オペレーターの電話記録は、新人の教材としても活用することもできます。


士業(弁護士事務所など)

弁護士などの士業では専門用語が多いことから、事務スタッフが内容をよく把握できないまま伝言してしまい、お客様が意図している内容と違っていた、なんてケースもあるでしょう。

電話内容の文字起こし機能ツールを導入することで、正確な情報を確認することができるので、難しい内容を伝達する際にも有効です。


電話内容の文字起こし(テキスト化)ツールの選び方

電話内容の文字起こしツールを選定する際、自社に合うツールかどうかを検討されるかと思います。下記は、文字起こしツール選びにおける基本的かつ重要なポイントになりますので、選定の際は必ずチェックしましょう。


文字起こしの精度

電話内容の自動文字起こしツールなので、文字起こしの精度は一番のポイントになるのではないでしょうか?

業種や活用方法によって認識率の許容範囲には違いがありますが、導入する価値があると感じられるレベルの認識率がなければ、意味がありません。

とは言っても、現状での自動文字起こし機能は完ぺきなものではなく、利用環境などによって音声の認識率は左右されることがあります。

「このぐらいの精度があれば問題ない」というレベルで文字起こしをしてくれるツールかどうかをしっかりと見極めましょう。


クラウド型かオンプレミス型か?

電話内容の文字起こしツールは、インターネットを利用するクラウド型と、自社に機器を設置して利用するオンプレミス型の2つのタイプがあります。


クラウド型は、設備を設置したり保守の必要がないため、比較的安価で手軽に導入が可能です。インターネットを介して利用することから、クラウド型はテレワークにも最適です。


オンプレミス型は、自社でサーバーやハードウェアなどを設置・管理することから、セキュリティを高めやすくカスタマイズもしやすい一方で、導入に手間や時間がかかるのが難点です。

それぞれにメリット・デメリットがありますので、自社が重視することと照らし合わせながら選定しましょう。


搭載されている機能

電話内容の自動文字起こし機能以外にも、ツールによっては様々な機能が搭載されているものです。


まずは、必要な機能が搭載されていることが重要ですが、反対に、不要な機能が搭載されていないかどうかも確認してみましょう。「いろんなことを試してみたい」と多機能なツールを導入しても、「結局使わなかった」というケースも多いものです。


搭載されている機能をチェックする際は、「部門や業務に対して専門性の高い機能であるか?」という視点で見てみるといいでしょう。


SFA・CRMに連携できるか?

すでにSFA、CRMを導入している場合は、連携できるツールかどうかを確認することも重要です。公開されている情報では連携不可だとしても、連携への開発が進んでいる可能性がある場合もありますので、ダメ元で問い合わせしてみるのもおすすめです。


また、現時点ではSFAなどの使用はしていなくても、今後導入を検討している場合は、SFA選定も並行して行うことで、どちらもスムーズに導入することができるでしょう。


データ管理の安全性

お客様との電話内容を扱うことから、データ管理の安全性も重要なポイントです。

一般的には上記でご紹介したクラウド型の場合が多いので、セキュリティ対策にどれだけこだわりをもっているのかも確認しておくことが大切です。


オススメの電話内容の文字起こしツール

では最後に、電話内容を自動で文字起こしするオススメのツールをご紹介いたします。

いずれも、電話内容を録音、文字起こし、分析機能が搭載されたIP電話ですが、それぞれの特徴は異なります。


MiiTel(ミーテル)

MiiTelは、株式会社RevCommが提供している音声解析AI搭載型のクラウドIP電話です。


多くの機能が搭載されており、その中でも特筆すべきなのが「教育、セルフコーチング機能」です。この機能では、セールストークが採点されることにより、上手に売れるための話し方を訓練することが可能となります。


pickupon(ピクポン)

pickuponもMiiTelと同じく、電話内容を自動的に文字起こしする機能が搭載されたクラウドIP電話です。


MiiTelが担当者側のトークを分析するのに対して、ピクポンではお客様側の反応を分析し、課題感を含むトークをピックアップする機能が特徴的です。もちろん、SFA/CRMとの連携も可能ですので、入力コストの削減にも繋がります。


まとめ

今回は、電話内容を正確かつ簡単に記録できる、自動文字起こしツールについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?


電話内容を自動で文字起こしするツールは、入力の手間を省くことはもちろん、営業活動やマーケティングにも役立てることができます。


クラウド型であればPCやスマホ、インターネット環境があれば使用できるものがほとんどですので、手軽に導入できることも嬉しいですね。

ぜひ、複数のツールを比較して、自社に合ったツールを見つけてくださいね。