ヤフー都内オフィス4割縮小（https://www.yomiuri.co.jp/economy/20210825-OYT1T50266/）、三菱ケミカルが国内拠点3か所のうち1か所を解約決定。（https://www.nikkei.com/article/DGXZQOFK185ZS0Y0A211C2000000/）
ブリヂストンやLIXILグループもオフィス縮小の動き。
2020年以降、オフィス縮小を考える会社が増加しています。
一見、コロナ禍の暗いニュースともとれますが、働き方の多様化と生産性の向上のチャンスでもあります。
オフィス縮小のメリット・デメリットをまとめました。
ゆるふわ流のオフィス縮小を成功させるポイントもあります！
【index】
- オフィス縮小とは？
- オフィス縮小のメリット3つ
- オフィス縮小のデメリット
- オフィス縮小成功のポイントはDX化
- モニタリングでコミュニケーションをPDCA
- デジタルデータを利用して分析・活用
オフィス縮小とは？
オフィスの規模・面積を今より小さくすること
オフィス縮小には次の2つのパターンがあります。
- 面積の小さいオフィスに移転
- フロアを一部返却して縮小
移転のケースでは、地方移転やサテライト事業所への分割など。
フロア縮小のケースでは、部署単位でのフルリモート化、フリーアドレス化しての出社率管理など、さまざまなケースが考えられます。
オフィス縮小の背景
コロナ禍で本格的に取り組まれたリモートワーク。
リモートワークとオフィスワークを組み合わせた、"ハイブリッド型の働き方"が社会に広く浸透するようになりました。
ハイブリッド型の働き方の普及に伴い、以下の課題・変化が生まれました。
- 出社率の減少
- 余剰オフィス面積の発生
- ICTによるリモート業務増加
- 外部サービスの普及（貸会議室、レンタルオフィス、コワーキングスペース）
オフィス縮小のメリット3つ
オフィス縮小のメリットは大きく3つ。
- 固定費の削減
- 生産性の向上
- オフィスのあり方見直し
固定費の削減
家賃、光熱費、備品代（オフィス家具やプリンター）などの固定が削減できます。
また、リモートワークにより出社率が減少すると、社員に支給する通勤交通費が減少します。
生産性の向上
仕事の切り分けが進み、生産性がアップします。
オフィス外でできる仕事がデジタル化され、デジタル化によって転記などの事務作業が効率化されます。
また、社内外の移動時間が減るので、仕事に割けるリソースが増加します。
オフィスのあり方見直し
『何を目的とするか？』メッセージ発信の機会になります。
オフィス縮小は社員にとっても一大関心事です。
- フリーアドレスで自由な働き方を推進
- 来客時の顧客満足度が高いオフィス
- コミュニケーションしたくなる出社したくなるオフィス
などなど、コンセプトの出し方はそれぞれの企業ごとあると思います。
せっかく、オフィスを見直すならば、社員のモチベーションにつながる機会にしたいですよね。
オフィス縮小のデメリット
移転時費用やオフィス担当者が必要
オフィス縮小時にはさまざま費用や手続きが必要になります。
引越費用、原状回復費用、解約事務、役所への届出等。
また、新オフィス移転の場合は設備準備も必要です。
電気工事、内装工事、電話工事など。
多くの調整業務が必要なため、専用の担当者が費用になります。
社員の負荷が一時的に増えることは避けられません。
コミュニケーション低下のおそれ
オフィス縮小とリモートワークの課題とされているのが、コミュニケーションの低下です。
- 出社がなくなったことで雑談が減った。
- 社内の風通しが悪くなった。
課題を感じている方も多いことでしょう。
リモートワークが増加すると、必然的に個人でのタスク処理が増えます。
コミュニケーション不足解消の機会を作ることが求められます。
社員のモチベーション低下
リモートワーク中心になってくると、疎外感を感じる社員もいます。
個々の社員にやりがいを持って働いてもらうためには、会社としてバックアップをする必要が出てきます。
オフィス縮小成功のポイントはDX化
オフィス縮小に付加価値を持たせよう
オフィス縮小するときは、「固定費削減のため」よりも前向きなメッセージを発信したいですよね！
ゆるふわ営業ハックがおすすめするのは、『オフィス縮小DX化計画』です！
デメリットと感じやすいコミュニケーション課題に目を向け、解決策を提案します。
最大のデメリット部分をプラスに変えれば、オフィス縮小は成功します！
モニタリングでコミュニケーションをPDCA
コミュニケーションDX化のポイント
DX化の定義についてまずはおさらいです。
①業務のデジタル化
②デジタルデータの有効活用による価値創出
コミュニケーションDX化には、まずはデジタル化が必要です。
ここは、次のツールでクリアします。
- チャットツール
- オンライン会議ツール
- クラウドIP電話
すべて、リモートワークでの社員の行動がデジタル記録として残ります。
デジタルデータを利用して分析・活用
チャットツール内での社員同士の発言数などから、インサイトを得ることができます。
例えば、この人は発言少ないなとか、ここは盛り上がっているなとか。
オンライン会議ツールでは、開催された会議の数が指標にできます。
会議が多すぎる人は仕事が圧迫されている、なんて気付きも得られます。
クラウドIP電話があれば、社員から外部への発信をモニタリングしたり、
リモートワークでは難しい部下の教育も実現できます。
こうした工夫でデータさえあれば、コミュニケーション課題と向き合えます。
あとは、管理者がコミュニケーション改善のためのPDCAを実施するだけですね！
オフィス縮小はいまトレンドであり、メリットをうまく取り入れたいものです。
リモートワークとオフィスワークをうまく併用して、やりがいのある組織をつくっていきましょう！
＼オフィス縮小、リモートワークのご相談ならpickuponまで！／
- 世界複数拠点でのフルリモートを実践中
- リモートワーク支援実績とノウハウあり（電話切り替え分野に強み）
- AI搭載のツールでDX化を支援
0コメント