オフィス縮小が今トレンド?知っておきたいメリット・デメリット!

ヤフー都内オフィス4割縮小(https://www.yomiuri.co.jp/economy/20210825-OYT1T50266/)、三菱ケミカルが国内拠点3か所のうち1か所を解約決定。(https://www.nikkei.com/article/DGXZQOFK185ZS0Y0A211C2000000/

ブリヂストンやLIXILグループもオフィス縮小の動き。

2020年以降、オフィス縮小を考える会社が増加しています。


一見、コロナ禍の暗いニュースともとれますが、働き方の多様化と生産性の向上のチャンスでもあります。


オフィス縮小のメリット・デメリットをまとめました。

ゆるふわ流のオフィス縮小を成功させるポイントもあります!


【index】

  • オフィス縮小とは?
  • オフィス縮小のメリット3つ
  • オフィス縮小のデメリット
  • オフィス縮小成功のポイントはDX化
  • モニタリングでコミュニケーションをPDCA
  • デジタルデータを利用して分析・活用


オフィス縮小とは?



オフィスの規模・面積を今より小さくすること

オフィス縮小には次の2つのパターンがあります。

  • 面積の小さいオフィスに移転
  • フロアを一部返却して縮小

移転のケースでは、地方移転やサテライト事業所への分割など。


フロア縮小のケースでは、部署単位でのフルリモート化、フリーアドレス化しての出社率管理など、さまざまなケースが考えられます。


オフィス縮小の背景

コロナ禍で本格的に取り組まれたリモートワーク。

リモートワークとオフィスワークを組み合わせた、"ハイブリッド型の働き方"が社会に広く浸透するようになりました。


ハイブリッド型の働き方の普及に伴い、以下の課題・変化が生まれました。

  • 出社率の減少
  • 余剰オフィス面積の発生
  • ICTによるリモート業務増加
  • 外部サービスの普及(貸会議室、レンタルオフィス、コワーキングスペース)


オフィス縮小のメリット3つ

オフィス縮小のメリットは大きく3つ。

  • 固定費の削減
  • 生産性の向上
  • オフィスのあり方見直し


固定費の削減

家賃、光熱費、備品代(オフィス家具やプリンター)などの固定が削減できます。

また、リモートワークにより出社率が減少すると、社員に支給する通勤交通費が減少します。


生産性の向上

仕事の切り分けが進み、生産性がアップします。

オフィス外でできる仕事がデジタル化され、デジタル化によって転記などの事務作業が効率化されます。

また、社内外の移動時間が減るので、仕事に割けるリソースが増加します。


オフィスのあり方見直し

『何を目的とするか?』メッセージ発信の機会になります。

オフィス縮小は社員にとっても一大関心事です。

  • フリーアドレスで自由な働き方を推進
  • 来客時の顧客満足度が高いオフィス
  • コミュニケーションしたくなる出社したくなるオフィス


などなど、コンセプトの出し方はそれぞれの企業ごとあると思います。

せっかく、オフィスを見直すならば、社員のモチベーションにつながる機会にしたいですよね。


オフィス縮小のデメリット


移転時費用やオフィス担当者が必要

オフィス縮小時にはさまざま費用や手続きが必要になります。

引越費用、原状回復費用、解約事務、役所への届出等。

また、新オフィス移転の場合は設備準備も必要です。

電気工事、内装工事、電話工事など。

多くの調整業務が必要なため、専用の担当者が費用になります。

社員の負荷が一時的に増えることは避けられません。


コミュニケーション低下のおそれ

オフィス縮小とリモートワークの課題とされているのが、コミュニケーションの低下です。

  • 出社がなくなったことで雑談が減った。
  • 社内の風通しが悪くなった。

課題を感じている方も多いことでしょう。


リモートワークが増加すると、必然的に個人でのタスク処理が増えます。

コミュニケーション不足解消の機会を作ることが求められます。


社員のモチベーション低下

リモートワーク中心になってくると、疎外感を感じる社員もいます。

個々の社員にやりがいを持って働いてもらうためには、会社としてバックアップをする必要が出てきます。


オフィス縮小成功のポイントはDX化


オフィス縮小に付加価値を持たせよう

オフィス縮小するときは、「固定費削減のため」よりも前向きなメッセージを発信したいですよね!

ゆるふわ営業ハックがおすすめするのは、『オフィス縮小DX化計画』です!

デメリットと感じやすいコミュニケーション課題に目を向け、解決策を提案します。

最大のデメリット部分をプラスに変えれば、オフィス縮小は成功します!


モニタリングでコミュニケーションをPDCA


コミュニケーションDX化のポイント

DX化の定義についてまずはおさらいです。

①業務のデジタル化

②デジタルデータの有効活用による価値創出

コミュニケーションDX化には、まずはデジタル化が必要です。


ここは、次のツールでクリアします。

  • チャットツール
  • オンライン会議ツール
  • クラウドIP電話

すべて、リモートワークでの社員の行動がデジタル記録として残ります。


デジタルデータを利用して分析・活用

チャットツール内での社員同士の発言数などから、インサイトを得ることができます。


例えば、この人は発言少ないなとか、ここは盛り上がっているなとか。

オンライン会議ツールでは、開催された会議の数が指標にできます。

会議が多すぎる人は仕事が圧迫されている、なんて気付きも得られます。

クラウドIP電話があれば、社員から外部への発信をモニタリングしたり、

リモートワークでは難しい部下の教育も実現できます。


こうした工夫でデータさえあれば、コミュニケーション課題と向き合えます。

あとは、管理者がコミュニケーション改善のためのPDCAを実施するだけですね!

オフィス縮小はいまトレンドであり、メリットをうまく取り入れたいものです。

リモートワークとオフィスワークをうまく併用して、やりがいのある組織をつくっていきましょう!




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