インサイドセールスが受付突破するコツとは、単なる営業電話ではなく「取り次ぐべき電話」だと受付担当者に判断してもらうことにあります。
とは言っても、相手も営業電話の対応には慣れているものです。
電話をかけても、いつも「外出しております」「会議中です」などと言われて取り次いでもらえないことも少なくないと思います。また、営業電話だとわかった時点で「メールにしてください」と言われて再度電話しにくい状況になってしまうことも・・・。
そこで今回は、インサイドセールスが受付突破するためのコツなどについてまとめました。
【index】
- インサイドセールスが受付突破できない原因
- インサイドセールスが受付突破するための6つのコツ
- 受付突破には話し方も重要
- 断られても次に生かすポイント
- まとめ
インサイドセールスが受付突破できない原因
インサイドセールスにとって難関とも言える、受付突破。
特に代表者や責任者につないでもらいたい場合ほど、受付突破が難しいものですよね。また最近では、電話代行サービスを利用している企業も多いことから、直接担当者本人につないでもらうのが難しく、苦戦しているインサイドセールスも多いのではないでしょうか？（私もその一人です）
まずは、このように受付突破ができない原因について確認してみましょう。
営業電話は断るよう指示を受けている
インサイドセールスの受付突破が難しい一番の原因は、営業電話は全て断るよう受付担当者が指示を受けていることにあります。
企業によっては、一日に何十件もの営業電話がかかってきます。当然それら全てを対応することはできないことから、内容にかかわらず受付担当者は営業電話の場合は断るよう会社や上司から指示を受けているケースが多いのです。
また、電話対応マニュアルがあったり、取引先でなければ電話を取り次がない決まりのある企業も少なくありません。
話が分かりにくい・印象が悪い
電話をかけたインサイドセールス側の話が分かりにくかったり、印象が悪い場合も、受付担当者の判断でつないでもらえないケースがあります。
受付で断られたくない思いから、専門用語を使って自社の紹介を長々と説明したり、話していて自分でも内容がわからなってしまうトークをしてしまうと、受付突破することは難しくなってしまうのです。
インサイドセールスが受付突破するための6つのコツ
電話をかけても、営業だとわかると受付の時点で門前払いされてしまうケースが多いですよね。
では、受付突破するにはどうしたらいいのでしょうか？
営業だと気づかせないフレーズを使う
受付担当者に営業だと気づかせないフレーズを使うことで、担当者に電話をつないでもらえる確率が上がります。
例えば、「○○の件で確認したいことがありまして・・・」「○○の件でとお伝えいただけますでしょうか？」など、すでに本人とコンタクトをとったことがあるようなフレーズを使用することで、受付担当者に「取り次ぐべき電話」だと判断してもらえる可能性があります。
不要な説明はしない
受付担当者に用件を問われた際、つい詳細を説明したくなってしまうかもしれませんが、受付突破するには逆効果となってしまいます。
インサイドセールスが受付突破するための一番のポイントは、営業の電話だとバレないようにすり抜けることです。
しかし、不要な説明をすることで営業電話だということに気づかれてしまいますので、受付担当者に伝える情報は最低限にとどめましょう。要件を聞かれても、「○○の件だとお伝えいただけますでしょうか？」と営業だとすぐに判断できない言い回しが有効です。
ちなみに、資料一括請求サイトからのリードの場合はサイト名を出すと営業だとバレてしまいますので注意が必要です。
担当者を名指しで呼び出す
電話を取り次いでもらう際は、「○○様はいらっしゃいますでしょうか？」と名指しで呼び出しましょう。「○○様」と担当者を名指しで呼び出すことで、「すでに取り引きのある人のようだ」と判断して取り次いでもらえる可能性があります。
「ご担当者様」や「社長」などといった呼び方では、営業の電話であることをすぐに気づかれてしまいますので、注意しましょう。
意図的に専門用語を織り交ぜる
難しい専門用語を多用することは逆効果ですが、適度に織り交ぜながらアプローチすることは、受付突破に有効です。
受付担当者にとって、「担当者に取り次ぐべき電話・取り次がなくていい電話」を振り分けることも仕事の一つです。しかし、専門用語が織り交ぜられた自身では判断できない内容の電話の場合は、「取り次ぐべき重要な案件」だと判断してもらえることもあります。
伝言を頼む
受付担当者への伝言で担当者にアプローチすることも、テクニックの一つです。
営業電話は断られる場合があるとしても、受付担当者は伝言係でもあることから、お願いした伝言は必ず担当者に伝えてくれます。
例えば、あえて担当者につないでほしいとは言わずに、「担当者にお伝えしていただきたいことがありますので、お願いできますか？」と伝言を依頼します。そして後日、「先日お伝えしたことがあり、そのお返事を聞きたくお電話しました」と電話してみましょう。
伝言内容には営業色を強く打ち出さない方が印象が良くなり、担当者から折り返しが来る可能性も上がるでしょう。
時間帯を変えて電話する
受付担当者は、定時以降は退社していることが多いものです。
ですので、受付突破ができずになかなか取り次いでもらえない場合は、少し遅めの時間帯にかけてみることもおすすめです。受付担当者ではない他のスタッフが対応し、担当者へ取り次いでくれる場合もあります。
受付突破には話し方も重要
受付突破して担当者につないでもらうには、話し方にも意識を向けてみましょう。
電話をかけて受付担当者が出た場合、申し訳ない気持ちが先行してしまい、話し方や声のトーンが下がってしまうことはありませんか？
しかし、それでは受付担当者の信頼を得ることができず、担当者に取り次いでもらうことは困難になります。
電話をかけて受付担当者が出た場合のポイントは、既存のお客様と電話する時と同じような話し方・声のトーンで話すことです。話す内容だけでなく、話し方や声のトーンにも気を配ることで、受付担当者が受ける印象は大きく違ってきます。
断られても次に生かすポイント
受付突破できず、商談化できない場合もあるかと思いますが、チャンスはまだまだあります。
最後に、受付の時点で断られてしまった場合でも次に生かすためのポイントも確認しておきましょう。
丁寧に切る
受付の時点で冷たく断られてしまった場合でも、適当な電話の切り方をせずに丁寧に切るようにしましょう。
つい目先の数字に気をとられてしまって適当な切り方をすると、相手に悪い印象を持たれてしまい、再度アプローチする際のハードルが高くなってしまうのです。
半年を目安に再アプローチする
受付突破できず担当者と話せなかった場合は、半年程度開けてから再度電話してみましょう。
半年程度開ける理由は、人事異動などで企業の体制が変わる目安が半年だとされているからです。担当者が入れ替わっていれば、以前は断られたとしても今回はきちんと話せる可能性があります。
架電記録をデータに残す
お客様に電話をかけた記録は、毎回そのデータを残しておきましょう。
その際は、
- 電話をかけた日時
- 先方の担当者
- 具体的な内容
といった情報を、自分だけでなく他のメンバーとも情報を共有しておくことで、蓄積したお客様の情報を活かすことができるのです。
例えば、「来季であれば検討できます」と断られた場合、その情報が残っていれば、せっかくの機会を逃すことなくアプローチすることができます。
電話した記録を残す方法としては、エクセルやスプレッドシートよりもSFAやCRMを使用することをおすすめします。SFAやCRMを使用してデータを蓄積することで、顧客情報や案件情報のすべてが自動的に紐づけられるため、チーム全体の情報資産として統合的に管理することができます。
まとめ
今回は、インサイドセールスが受付突破するコツなどについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
受付突破はもともと難易度が高く、失敗することも多いかと思います。しかし、様々な言い回しやテクニックを試しながら何度も挑戦することで、自分なりのコツを掴めるのではないでしょうか。
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