新型コロナウイルスの影響などにより、導入が進んでいるリモートワーク。
特に、インサイドセールスはリモート環境でも十分可能であることから、フルリモートでのインサイドセールスを導入する企業も増えてきています。
しかし、出社するのが当たり前だったこれまでとは環境が大きく異なりますので、戸惑ってしまうことも多いかと思います。
そこで今回は、リモートワークでインサイドセールス業務を行っている私なりの環境整備方法などについてご紹介していきたいと思います。
【index】
- リモートワークでのインサイドセールス業務を可能にするツール
- リモートワークを可能にする社内ルール
- テレワークでありがちな困りごとへの対処法
- まとめ
リモートワークでのインサイドセールス業務を可能にするツール
リモートワークでは、社内のメンバーそれぞれが異なる場所で業務を行っていることから、「コミュニケーションが取りにくい」というデメリットが生じます。しかし、そんなデメリットを解消してくれるITツールを活用することで、リモート環境でも問題なくインサイドセールス業務が可能となっています。
まずは、リモートワークでのインサイドセールス業務を可能にするITツールをご紹介いたします。
SFA・CRM
SFAやCRMは、リモートワークでなくてもインサイドセールスに必要なツールですが、リモート環境では特に重要な役割を果たしてくれます。
インサイドセールスからフィールドセールスへ案件をパスする際、ヒアリングで得た情報を正確にフィールドセールスへ伝える必要がありますが、SFAやCRMにその情報が記録されていることでスムーズに情報共有することができるのです。
CTI
CTIに関しても、リモートワークであるか否かに関係なく、インサイドセールスに必要なツールです。
CTIとは、ICTと電話を統合させた技術・システムのことを言い、SFAやCRMと連携して使用することで、業務効率・対応品質の向上が期待できます。
CTIには様々な種類がありますが、お客様との通話で得た一時情報を正確かつスムーズに共有できるよう、録音機能とテキスト化機能のあるタイプのものがおすすめです。
また、そのようなCTIは自分の架電内容を確認する際にも役立ちます。例えば、一度電話で話したことのあるお客様に架電する際、前回の通話内容をサラっと確認してから架電できるので、お客様とのコミュニケーションがスムーズになります。
ビジネスチャットツール
メールよりも手軽にコミュニケーションが取れるビジネスチャットツールは、リモートワークに必須のツールです。手軽に使用できることから、コミュニケーションを促進してくれるという点も、ビジネスチャットのメリットだと思います。
ビジネスチャットツールにも様々なものがありますが、弊社ではSlackを活用して、社内でのコミュニケーションを図っています。Google DriveやZoomなどの他社ツールと連携ができ、通知をSlackに一元化することも可能なので、使い勝手の良さを実感しています。
アポ調整ツール
インサイドセールスからフィールドセールスへ案件をパスする際、お客様との日程調整が必要ですよね。
お客様とフィールドセールスのスケジュールをすり合わせるこの作業は、意外と手間がかかるものですが、弊社では「調整アポ」というクラウド受付システムを利用して、手間をかけずに日程調整を行っています。
「調整アポ」では、「フィールドセールスが空いている時間を表示するURL」をお客様に送り、空いている日時をお客様に選択していただくだけで日程調整が可能となりますので、非常にスムーズに完結することができるのです。
スケジュール管理ツール
リモートワークでは、社内の他のメンバーのスケジュールがわかりにくいため、業務を進めにくいと感じることもあるでしょう。しかし、他のメンバーのスケジュールを一目で把握できるスケジュール管理ツールを活用することで、そのモヤモヤを解消することができます。
弊社では、Googleカレンダーで社内の他のメンバーの予定を確認しています。
また、上記でご紹介した「調整アポ」は、Googleカレンダーと連携できるので、アポが入ると自動的にカレンダーに予定が入力されるところも助かっています。
タスク管理ツール
リモートワークでは、オフィス勤務の場合とは異なり、他のメンバーの細かな業務の進捗状況まで把握することが難しいですよね。
しかし、タスク管理ツールを活用することで、タスクと進捗状況を見える化することが可能となります。
私は「asana」というタスク管理ツールを使用していますが、Slackとの連携可能なところが便利だと感じています。例えば、Slackのメッセージで届いた指示をそのままasanaでタスク化できるので、うっかり忘れを予防することにも役立つのです。
音声チャットツール
ちょっとしたことを確認したい場合、オフィス勤務であれば周りのメンバーに「今ちょっといいですか？」と直接聞くことができますが、リモートワークだとそうもいきません。
「サクッと聞きたいことがある」「チャットでの文章だとうまく伝わらない・・・」
そんな時に活躍するのが、音声チャットツール「Tandem」です。Tandemでは、今誰が何をしているのかを確認することもできるので、話かけるタイミングがわらずに躊躇してしまう、なんてこともありません。
オフィスで隣の人に「ちょっといいですか？」と話しかける感覚で使用できることに加えて、画面共有もできるので、具体的な相談をしやすいところも便利です。
リモートワークを可能にする社内ルール
リモートワークでは、オフィス勤務の場合よりも気軽なコミュニケーションやセキュリティ管理が難しくなります。そのため、リモートワークならではの社内ルールを設ける必要があります。
コミュニケーション面
リモートワークとオフィス勤務との大きな違いは、社内でのコミュニケーション面にあると思います。
コミュニケーション面に関して、実際に弊社で設けられているルールは次の通りです。
・業務前後に「今日やること」「今日やったこと」をSlackで報告
Slack内にメンバーそれぞれの公開チャンネルを作成し、毎日「今日やること」「今日やったこと」として架電数やアポ獲得数、所感などを報告しています。
・週に1回の全体ミーティング
週に1回、マーケティング、フィールドセールス、カスタマーサポートなどのメンバーで全体ミーティングを行い、先週の振り返りや進捗状況などを共有します。
・週に1回の案件ミーティング
案件ミーティングは、インサイドセールスとフィールドセールスのメンバーで行います。ここでは、案件ごとの確認や情報共有に加えて、インサイドセールス業務全般に関する困りごとを相談することもあります。
セキュリティ面
リモートワークでもう一つ懸念されるのが、情報漏洩や不正アクセスです。
弊社では、
- セキュリティソフトの導入
- セキュリティ研修、テストの実施
- クラウドサービスを利用する
- パスワード管理の徹底
- 必要最低限の権限しか付与しない
などといったことを徹底してセキュリティ面での対策を行っています。
万が一、リモートワークで情報漏洩などが起きてしまった場合、インサイドセールスに従事している私たちも責任を問われる可能性があることを、一人ひとりが認識することが大切なのではないかと思います。
テレワークでありがちな困りごとへの対処法
最後に、テレワークでありがちな困りごとへ、普段どのように対処しているのかをご紹介していきたいと思います。
オン・オフの切り替えがうまくできない
自宅でのリモートワークは、リラックスしてしまってオン・オフの切り替えが難しいものですよね。
私の場合は、PCを開いている時間帯はオン、シャットダウンして閉じたらオフの時間と決めて、なるべく残業をしないようにしています。
もちろん、お客様から「〇時に連絡してほしい」とのご希望があれば対応しますが、できるだけ決まった時間にPCをオフすることを心がけ、ダラダラ作業してしまうことを避けています。
集中できない
誘惑の多いリモートワークでは、なかなか集中できないという方も多いかと思います。
そんな時は、できるだけオフィスに近い環境を作るのがおすすめです。
具体的には、
- 机の上に余計なものを置かない
- スマホを手の届く場所に置かない
といったことを心がけています。
もし、架電するのに私物のスマホを使用しているという場合は、CTIを導入するなどして仕事とプライベートを切り離した方がいいかもしれません。
運動不足になる
リモートワークでの運動不足は、私も日々実感している悩みです。
運動不足解消のため、あえて少し遠くのスーパーまで歩いて買い物に行き、なるべく動くようにはしていますが、お天気が悪いと出かけるのが面倒になり、自宅から一歩も出ない日も・・・。平日は引きこもりになりがちな分、休日はできるだけ外に出かけるようにしています。
まとめ
今回は、リモートワークでインサイドセールス業務を行っている私なりの環境整備方法などについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
リモートワークでの業務が初めての場合は様々な不安があるかもしれませんが、最近ではリモートワークを快適にするITツールが驚くほど多く登場しています。
ぜひ、自社や業務に合ったツールをうまく活用することで、リモートワークでのインサイドセールスを楽しんでくださいね。
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