インサイドセールスの最重要業務といえば、お客様への架電業務といっても過言ではありません。架電回数が成果に直結するため、架電回数を増やすために工夫しているインサイドセールスの方も多いのではないでしょうか？
今回は、インサイドセールスの業務効率化のための方法を4つご紹介します。
【Index】
- 方法①ダイヤルのロスをなくす
- 方法②顧客情報を効率的に収集
- 方法③アフターコールワークを効率化する
- 方法④SFAで効率的に情報共有する
方法①ダイヤルのロスをなくす
・固定電話でのダイヤルミス
インサイドセールスの架電業務で以外に悩む人が多いのが電話番号間違いです。
間違い電話の相手方にも失礼になってしまいますし、ミスした自分を責める気持ちにもなります。
こうした状況は、主にダイヤルを利用して架電する状況で発生します。
固定電話では、登録できる番号数にも限りがあったり、スマホやパソコンのように液晶画面もないので情報が少なくなります。
そのため、ミスが発生しやすい環境と言えるでしょう。
対策としては、スマホでの発信に変える。CTIやSFAから直接発信する方法に変える方法が考えられます。
・CTIからのクリックコール
CTIはComputer Telephony Integrationの略で、電話とパソコンを接続するシステムを意味しています。
クリックコールとは、CTIの仕組みを利用してパソコンなどからダイヤルをせずに発信することです。
パソコンやスマホのお客様情報から架電をすることで電話番号間違いを防止できます。
事前準備として、お客様情報を事前登録しておく必要があります。
・SFAからのクリックコール
さらに発展系として、注目されているのがSFAからのクリックコールです。
SFAは、Sales Force Automationの略称で営業支援システムと訳されます。
SFAの特徴として、お客様ごとの営業の進捗管理ができるという点があります。
インサイドセールスが新規に架電をしたお客様情報や商談を、SFA上でフィールドセールスにパスする。といった使い方ができます。
CTIは、部署単独で導入されるケースも多いですが、SFAは部署横断的な利用を前提としたシステムです。
インサイドセールスに求められる他部署との情報共有にも便利であるため、ダイヤルミスを防ぎたいインサイドセールスには、SFAからのクリックコールをおすすめします。
方法②顧客情報を効率的に収集
インサイドセールスでお客様に架電をするとき、丸腰で事前知識なしに電話をするわけにはいきません。
お客様が抱える課題に対する仮説や外部環境の把握をすることで、内容の濃いヒアリングができます。
しかし、お客様情報の把握には非常に労力がかかります。
インサイドセールスの事前調査に役立つサービスを2つ紹介します。
お客様の市場調査『SPEEDA』
SPEEDAは、あの落合陽一さん率いる株式会社ユーザーベースが提供する経済情報のプラットフォームです。サブスクの料金体系で利用することができます。
「7日間かかる市場分析を1時間に。」というキャッチコピーでサービス展開しています。
市場データや業界レポートが格納されており、効率的な情報収集が可能です。
決裁者情報の把握『チラCEO』
チラSEOは、決裁者情報を参照できるマッチングサービスです。
決裁者情報を正しく把握することはインサイドセールスにとって生命線です。
せっかく商談を取り付けたはいいものの、決裁者情報が正しく把握できておらずフィールドセールスからお叱りなんて経験もあるのではないでしょうか？
商談する企業の決裁者情報を事前に把握して、探りを入れたり、決裁者情報からダイレクトに架電するケースが考えられます。
方法③アフターコールワークを効率化する
フィールドセールスの日程調整
インサイドセールスの業務の中で地味に時間がかかるのが、アポを取り付けたさいのフィールドセールスの日程調整です。
お客様、フィールドセールスと2者の予定を確認しつつ日程調整になるため、やりとりの回数が増え、負担に感じているインサイドセールスの方も多いはずです。
そんな時は、『Spir』という日程調整ツールがおすすめです。
Spirの便利な特徴は、本来は外部からは参照できない社内カレンダーを、外部に共有でき、簡単な操作で予約を決められることです。
具体的な使い方としては、フィールドセールスの予定表をお客様に共有し、空いている時間にお客様に予定を入れてもらうといったことができます。
外部からカレンダーを見たときに、予定の詳細はわからないように設定が可能なので、お客様からは空いている時間の情報だけが見えます。
日程調整の煩わしさを大きく減らしてくれるので、インサイドセールス以外の社内の人にもおすすめです。
日程調整カレンダープラットフォーム『Spir』
SFAへの詳細情報の入力
インサイドセールスの仕事では、架電によるお客様とのファーストコンタクトを行います。
そのため、お客様との通話をしつつ、必要なBANT情報やお客様の課題の把握、非常に多くの情報のシャワーを浴びることになります。
SFAに情報を入力しつつ、電話対応をするわけですが、全ての情報を聞き逃しなく完璧にSFAに登録するのは難しいことです。
お客様は最初の電話でこそ、重要な情報を多く発言してくださるので、聞き逃しは避けたいところです。
ここでの聞き逃しがあったりすると、お客様からすれば「すでに伝えた」という気持ちが生まれ、信頼が落ちることにつながります。
有効な方法としては、通話内容を全録音して振り返りできるようにしておくことです。
しかし、この方法は振り返りに工数が多く必要なため、実際に実行している会社は少ないです。
ツールで解決する方法としては、AI登載の電話を使用してSFAと連携することです。
AIが通話内容をテキスト化して文字起こし、SFAに連携してくれるため、通話に集中して業務ができます。
上司への活動報告
日々の活動の記録をSFAのダッシュボードで行っているケースはよく聞きます。
どちらも報告のベースとなる情報（データ）の入力と考察の2段階の手間がかかるため、効率化したいと思う人も多いのではないでしょうか？
効率化できる部分があるとすれば、SFAへの入力部分になります。
解決方法としては、こちものAI登載の電話を使用して電話をすることです。
AIによってSFAに情報を残すことは、上司の立場からしてもメリットがあります。
SFAの入力においては、架電後に入力をするという理由や人間の感情という理由で、本当に正しい情報が残っているのか。という問題があります。
上司の立場からすると、内容を盛って報告する人、控えめに報告する人など様々でしょう。
そして、SFAに入力されるテキストにはそういった個人差が生まれてしまいます。
正確な情報を残せることはメリットなので、上司にSFA連携ができるAI電話をおすすめしてみるのもありかもしれません。
方法④SFAで効率的に情報共有する
フィールドセールスとの情報共有の課題
インサイドセールスは、商談の約束を取り付けたらフィールドセールスに商談をパスすると思います。
こうしたパスの際に、重要なお客様であれば個別に情報共有の機会を持つこともあるでしょう。
フィールドセールスから、様々な情報を求められインサイドセールスのヒアリング能力次第で、商談を活かすも殺すも決まってきます。
フィールドセールスへのパス段階で必要な情報が不足していると、場合によっては再度架電とヒアリングをする必要があったり、パスをするのにも一苦労だったりします。
フィールドセールスからすれば、インサイドセールスから情報を又聞きになるので、そうしても疑心暗鬼になってしまうものです。
こうした状況を解決するには、フィールドセールスに事実としての一次情報を共有することです。
例えば、お客様がもっとも強く課題として認識している部分についての発言を録音データとして残しておき、フィールドセールスに聞かせることで納得してもらえるはずです。
情報共有MTGを効率化
多くのインサイドセールス、フィールドセールスの情報共有MTGでは、SFAへの入力情報をベースに議論がされると思います。
もし、SFAへの入力情報そものの信頼性が低いと、議論は空中線になり、なかなか着地できずに時間ばかりが過ぎていきます。
基本情報の共有だけで、MTG時間が終わってしまったなんて経験はありませんか？
SFAに事実ベースの内容が残されていれば、ベースの情報の信頼度が担保され、質の高い議論に集中することができます。
結果として、質が高く早く終わるMTGを開催できるようになります。
まとめ
インサイドセールスの架電回数を増やすためには、他業務をいかに効率化して時間を生み出すかがカギです。
また、他部門との情報共有で成果につなげるといった面でも、SFAの有効活用が欠かせません。
今回紹介したツールやサービスを用いて、インサイドセールスの業務改善につながれば幸いです！！
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