固定電話をスマホで受ける2つの方法【転送とPBX】メリデメ解説!!

営業の仕事をしていると、オフィス以外で仕事をする場面も多いと思います。

また、企業にリモートワークが要請される中、オフィスの固定電話への着信をスマホで受けたいというニーズは多くあります。


今回はオフィスの固定電話をスマホに転送するための2つの方法について解説します。

従来の方法が持つデメリットと、新しく登場した方法のメリットを解説するので比較のうえ検討いただければ幸いです。


【Index】

  • 転送設定サービスとクラウドPBX
  • 通常の電話転送サービスのデメリット
  • クラウドPBXを利用するメリット
  • こんな営業部門にはクラウドPBXがおすすめ

転送設定サービスとクラウドPBX

オフィスの固定電話をスマホで受けるためには、大きくわけて2つの方法があります。

1つが電話転送サービスの利用です。

固定電話で着信を受け、それを設定した任意の電話番号(スマホなど)に発信することで、スマホで電話を受けることを可能にします。

NTTが提供している「ボイスワープ」などが電話転送サービスの代表例です。


もう1つの方法がクラウドPBXを利用することです。

PBXは電話交換機のことで、クラウドPBXではクラウド上の電話交換機を使用することで、固定電話とスマホを連携させます。

クラウドPBXは、IP電話の普及とともに登場してきた新しいサービスであり、電話転送以外にも便利な機能を備えています。

そのため、近年注目されているサービスであり、利用者が増加しています。

出典:https://clocall.jp/solution/solution003/


通常の電話転送サービスのデメリット

電話転送サービスは社外でも電話が受けられるサービスとして長年親しまれていますが、以下のような点が不便という声があります。


◆通話料金が割高

電話転送サービスは月額転送利用料の他に、転送元から転送先番号への通話料金が発生します。

転送元から発信先への通話料金は携帯電話や社外の番号であるため割高になることが多く、通話料金を安くしたいという声は多いです。


◆転送先は1つしか設定できない

電話転送サービスの設定では、固定電話の転送先を電話番号で指定します。

営業部門をリモートワークや在宅勤務化している会社では、オフィスへの着信を複数の営業メンバーで対応したいという場面もあるでしょう。

そうした場面での対応しきれない課題があります。


◆転送設定を電話機で行うためわかりにくい

電話転送サービスの設定は電話機本体を用いて行います。

転送元電話番号や転送先電話番号の設定を電話機本体のボタンを押して行います。

設定状況は電話機に記憶されますが、外から見ただけでは転送設定の有無はわかりません。

そのため、設定した本人にしか状況がわからないという状況になりかねません。

また、転送する電話機で設定をするため出社が必要になるという問題もあります。


クラウドPBXを使用するメリット

クラウドPBXは、電話転送サービスの課題を解決できるケースも多く注目されています。


◆通話料金が安くなる

クラウドPBXでは、主にインターネット回線を用いて電話(IP電話)を利用します。電話回線に比べて割安で利用できる点でメリットがあります。

料金が安くても、IP電話は音質が悪い。という声もよく聞きますが、IP電話の音質は改善が進んでいます。IP電話の中でも音声品質調査でクラスAを獲得する製品も登場しています。


◆転送電話に複数人で対応できる

クラウドPBXは、電話交換機そのものの設定なので電話の転送先を複数指定できます。

営業部門の固定電話にかかってきた着信を、営業部門メンバーに転送。誰かが着信に出れば電話は鳴り止むといったことも可能になります。


◆転送設定を管理画面で設定できる

クラウドPBXでは、ブラウザなどの製品のサービス画面で転送設定を管理できます。

管理が見える化し一元化できます。設定ミスの防止にも役立ちます。リモートワーク環境下でもメンテナンスができます。


◆スマホをCTIと連携しデジタル化が可能

固定電話をスマホに転送可能にするクラウドPBXのサービスには様々なものがあります。

中でも代表的なのは、CTIのサービスです。


CTIは電話とパソコンを繋げる技術のことで、電話業務を効率化してくれます。

例えば、スマホの通話内容を自動で記録してくれるCTIサービスがあります。

スマホでの通話内容を終了後にチャットツールで共有したり、CRMに登録する場面はよくあると思います。

自動記録のCTIツールを利用すれば、通話中に自動で記録が残り、アフターコールワークを減らすことができます。


CTIツールを使うと、営業の記録をデジタルで残せるため、振り返りの精度があがります。

データを活用しての営業は、営業DXにもつながるのでホットなテーマですね。


こんな営業部門にはクラウドPBXがおすすめ


◆リモートワーク下でもお客様対応を複数で行いたい

営業部門をリモートワークにしている会社では、電話対応が属人化しがちです。

クラウドPBXを使えば、複数人でのお客様対応が可能になります。通話中の他のメンバーフォローなんかもできるので、営業の機会損失を減らせるかもしれません。


◆営業部門のDX化を検討している 

クラウドPBXを使うことで、営業のデジタル化さらにその先のDX化に近づくことができます。

DX成功のカギは、データの一元化、デジタル化です。

クラウドPBXの機能を搭載したCTIツールを使うことで、営業の記録を効率よく残しDX化への一歩としましょう。


◆電話内容を営業部門で共有したい

電話転送を可能にしたが、リモートワークで通話内容を管理できない。

こうしたお悩みもよく聞きます。

通話内容は録音して、必要があれば情報共有や聞き直しができる環境にしたいですね。


一説には、お客様とのファーストコンタクトで商談の7割は決まるとも言われており、初回に話をした内容は重要度が高いものです。

クラウドPBXの多くは録音機能も備えているので、情報共有のレベルアップにも貢献します。


まとめ

従来の電話転送よりもメリットが大きいクラウドPBXの利用をおすすめします。

クラウドPBXを提供する事業者は数多く存在するので、電話利用方法にあった方法を選択したいですね。


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