【初心者向け】PCで電話番号を取得するための手順を解説!!

インサイドセールスやテレアポの仕事では電話番号が必須です。

なぜなら、インサイドセールス・テレアポの仕事では、こちらからお客様と初めてのコンタクトをとる場面が多いからです。


すでにメールアドレスなどの連絡先を知っていれば、Web打ち合わせといった方法も可能ですよね。しかし、初めてのお客様に対しては電話によるコンタクトをとるケースが多いのではないでしょうか?


インサイドセールスの仕事では、電話機とパソコンを操作する場面が多いものです。

そんな中、作業スペース確保や業務効率化のために、パソコンと電話を一体化させたいと思う人は多いのではないでしょうか?


今回は、パソコンで電話番号を利用するために必要な準備についてまとめました。


【Index】

  • 会社のPCで電話番号を利用するための準備
  • PBX利用の3つの形態
  • クラウドPBX利用の3つのメリット

会社PCで電話番号を利用するための準備

パソコンで電話番号を利用するために必要な手続きは大きく分けて3つです。

すでに自分のデスクに個別の電話番号を持っている場合は、PBXと電話番号の設置は完了していることになります。そもそも必要な準備ということで解説していきます。

①必要な機器(PBX)を設置する

②電話番号の取得と設定

③CTIによるPCと電話番号の連携


①必要な機器(PBX)を設置する

パソコンを電話として使用するために、まずはPBXといわれる機器で自分のデスクに電話回線を引きます。

PBXは、Private Branch Exchandeの略称で日本語では電話交換機と訳されます。

PBXの役割は、内線同士の接続や、外線と内線の接続など電話同士の接続を制御することです。PBXの機器はハードウエアであり、社内などの場所に設置して利用します。

このPBXを使って、パソコンと接続するための電話番号の導線を敷きます。


②電話番号の取得と設置

既存の電話番号の他に電話番号の取得が必要というケースがあります。

電話番号の取得方法には、主に3つの方法があります。

(1)電話回線の電話番号を入手する

(2)ひかり電話の電話番号を入手する

(3)クラウドPBXサービスに申し込む

ひかり電話というのはいわゆるIP電話を意味しています。


既存のアナログな電話回線ではなく、インターネット網を利用するので割安で利用することができます。

過去には、音声品質の低さを懸念する声が多くありましたが、通信環境の改善によって音声品質は十分な品質になっています。また、IP電話であれば後述するCTIとの連携設定をすることができます。


既存の電話回線は、2024年にはIP電話回線網にすべて切り替わる方針が示されており、老朽化や維持コストが問題になっています。

ひかり電話への移行は時代の流れであり、今後の主流はひかり電話(IP電話)になることが決まっています。

【関連】2024年1月より固定電話からIP電話へ入れ替え!懸念点と注意点について


③CTIによるPCと電話番号の連携

CTIは、Computer Telephony Integrationnの略で、コンピューター(パソコン)と電話番号を連携するシステムを指します。

CTIによるシステム設定を行うことで、パソコンが電話として使用できるようになります。

CTIシステムを提供する会社は数多くあります。パソコンにインストールしたアプリケーションや、ブラウザ上で電話として機能する形式で利用するのが一般的です。


PBX利用の3つの形態

パソコンを電話として利用するには、PBX機器の利用が必要なことを解説しました。

ここでは、PBXを利用するための3つの選択肢について解説します。

PBXの歴史からみて古い順に解説します。これからPBXを始めるにあたっておすすめなのは、クラウドPBXです。

①PBX

②IP-PBX

③クラウドPBX


PBX

PBXは従来の電話回線を用いてPBXを行う方法です。

社内の電話回線網としてPBXは使われているため、ある程度の規模の会社ではすでにPBXが構築されているケースも多いでしょう。

社内にPBXのハードウエアを購入し、社内向けの設定・運用を行います。

おそらく、社内の総務部門や情報システム部門が窓口となってシステムが構築されているはずです。


残念ながら電話回線を使用したPBXでは、パソコンを電話として使用することはできません。パソコンと電話を連携させるには、インターネット回線を使用してCTIの仕組みを活用する必要があります。


IP-PBX

IP-PBXはインターネット網の発展により登場したPBXの方法です。

既存の電話回線ではなく、インターネット回線を使用してPBXを行います。

従来のPBXとの違いは、プログラムを通して回線の制御を行うため、物理的な対応が必要となる従来PBXよりも利便性が高いことです。

運用面でのコストを減らせるため、IP-PBXへの切り替えを選択する企業も多いです。


クラウドPBX

クラウドPBXは社内にPBXの機器を持たずに、外部のサービスとしてPBXを使用する方法です。

近年のSaaSのサービス需要の拡大に伴い、利用者が大きく拡大しており、最新のPBX導入手法といえます。

社内に必要な設備はゼロで開始できるため、初期費用を抑えて始めることができます。


クラウドPBXを利用するためには、CTIシステムを提供している事業者に問い合わせをするのが一般的です。


クラウドPBXを使用するメリット

PBXを使用するには3つの方法があり、最新の手法がクラウドPBXであることを説明しました。

クラウドPBXを利用することにはどのようなメリットがあるのでしょうか?


セールステック最新のサービスを使用できる

営業部門でパソコンを電話化したいと考える場合、以下のような課題があるのではないでしょうか?


◇電話と顧客管理システムの往復が面倒で効率化したい

現代の電話営業では、顧客管理システム(CRM)を併用しつつ架電を行うケースが多いです。

お客様との通話内容を顧客管理システム(CRM)に入力するために、電話とパソコンを行ったり来たり。

そうした課題を解決するため、PBX環境の構築とは別に電話業務を効率化するCTIなどのサービスに申し込みをするケースは多いです。


クラウドPBXの場合、考え方が逆です。

電話業務を効率化するCTIサービスを選び、そのサービス提供者にクラウドPBXをお願いする形になります。そのため、業務の効率化とPBX環境の構築が同時に実現でき、窓口も一本で管理できます。


電話番号取得の管理を一元化できる

通常電話番号の取得にあたっては、会社として電話回線を管理する業者に申し込みをします。

クラウドPBXを利用すると、クラウドPBXのサービスから電話番号を貸与され利用することができます。電話番号の管理業務に関しても、クラウドPBXに窓口を一本化することが可能になります。


営業部門単体でも利用できる

社内にPBXを設置し運用するには、社内の面倒な手続きや初期費用といったハードルがありました。しかし、クラウドPBXを利用することで初期費用が少なく月額費用で運用をすることができます。

例えば、新規事業の立ち上げ段階の電話営業や、スタートアップの営業には重宝されています。

社内の総務や情報システム部門のガチガチの管理から開放され、スピード感のある営業組織を構築するのにおすすめです。


まとめ

PCを電話として使用するための手法について解説しました。

電話に関してはIP電話への切り替えが大きな流れとして進んでおり、パソコンを電話として使う方法はより一般的になっています。

パソコンを電話として使うところにとどまることなく、便利な最新のサービスと組み合わせることで営業の効率化を実現していきたいですね!

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