企業における固定電話の必要性とは?検討するべき代替案もご紹介!

企業における固定電話の必要性とは、社会的信用の向上につながることなどがありますが、インターネットやスマホが浸透している現代では、固定電話の必要性は懐疑的です。

また、2024年にISDN(電話線を使用したデジタル回線)が終了することで、固定電話の必要性を再確認する経営者も少なくないかもしれません。

そこで今回は、企業における固定電話の必要性とデメリット、固定電話の代替案などについてご紹介していきたいと思います。


【index】

  • 固定電話がなくならない理由
  • 企業における固定電話の必要性とは?メリットはあるの?
  • 企業における固定電話の大きなデメリット
  • 固定電話に代わる伝達手段
  • まとめ

固定電話がなくならない理由

携帯電話やインターネットが浸透している現代、企業の固定電話の必要性は懐疑的な部分があります。しかし、それでも会社の固定電話がなくならない理由には、次のような理由があります。


固定電話以外は信用できないという人がいる

日本では、「代表電話や固定電話がある会社は信頼できる」という風潮があることから、「固定電話以外は信頼できない」という人も少なくありません。

ホームページなどに記載されている電話番号が固定電話の番号でないと、それだけで連絡をしたがらない人も、まだまだ一定数存在しているのです。


固定電話からスマートフォンに移行するのが大変

固定電話をスマートフォンに移行するには、端末の購入やITツール使用料といった経費が発生します。さらに、メンバーがそれらを使いこなすための社員教育も必要となることもあるでしょう。

企業が固定電話文化をやめられないのは、このように、固定電話からスマートフォンへ移行するには労力が必要となることも理由にあるのです。


企業における固定電話の必要性とは?メリットはあるの?

では次に、企業において固定電話が必要だとされている理由を確認してみましょう。


社会的信用の向上につながる

企業が固定電話を持つ主な理由は、社会的な信用を得ることにあります。

「03~」や「06~」などの固定電話の電話番号を持つことで、その事業を本格的に行っていることを示すことができるからです。


内線が使用できる

企業が固定電話を持つもう一つの大きな理由としては、「内線が使用できる」といったことが挙げられます。実際に、企業が使用している固定電話の主要機能は、内線なのです。

同一社内で連絡を取りたい時、内線番号のみで通話ができるため、大きな企業であるほど重宝されているようです。


FAXが使用できる

最近では、ペーパーレス化を推進している企業が増えていますが、それでもまだビジネスにおいてFAXが使用されるケースもあります。

FAXをメールで受け取ることができるサービスもありますが、固定電話のFAXと比較するとランニングコストがかかる傾向があります。


仕事とプライベートの線引きがしやすい

会社に固定電話を設置していると、仕事とプライベートとの線引きがしやすくなります。

例えば、個人の携帯電話番号を企業のホームページなどに掲載していると、仕事時間以外でも電話がかかってくるため、仕事とプライベートの線引きが難しくなってしまうのです。

その点、固定電話を設置していれば、会社にいる間が仕事の時間、会社を出たらプライベートの時間というように、公私を完全に分けることが容易なのです。


企業における固定電話の大きなデメリット

企業にとって固定電話が必要だと感じる理由は上記の通りですが、そのメリットを大きく上回るデメリットも・・・。


電話の取次ぎに手間がかかる

会社の電話は、手が空いている誰かが受けて対応するのが一般的ですよね。自分宛ての電話であれば良いのですが、他の人の電話に対応するために、業務の手をいったん止めなければならないため、会社の固定電話は業務効率の面ではマイナスに働いてしまいます。

また、自分が取った電話を他に人に電話を転送することは面倒ですし、相手にとっても、転送されたら再び名乗らなければならないため、双方にとって余計な負担が生じてしまいます。


特定の場所でしか使用できない

特定の場所でしか使用できない固定電話は、仕事とプライベートとの線引きがしやすいといったメリットがありますが、その反面、外出中やテレワークなどのシーンでは使用することができません。

また、会社にいる際もデスクの近くに電話機が設置されていなければ、電話が鳴るたびに電話機と自席との往復が必要となり、無駄な時間や手間がかかってしまうことになるのです。


伝達ミスが発生する

電話に限ったことではありませんが、音声のみでのコミュニケーションは、伝達ミスが起こりやすいのがデメリットです。

例えば、電話で伝言を受ける場合、その情報が正確に伝わっていなかったという経験がある人も多いのではないでしょうか?

特に、重要な案件でかかってきた電話で伝達ミスが発生すると、業務に与える影響は小さくはないでしょう。


固定電話に代わる伝達手段

上記のように、固定電話はその必要性やメリットがあると同時に、大きなデメリットも持ち合わせているツールです。

そこでおすすめしたい固定電話に代わる伝達手段は、次の通りです。


電話受付代行

電話受付代行とは、依頼者の代わりに、かかってきた電話の対応してくれるサービス業者です。業者によってサービス内容に違いがありますが、電話受付代行の特徴としては、主に次のようなことがあります。

  • 固定電話番号を使用できる
  • 受電内容をメールなどで共有してくれる
  • 勧誘や営業の電話に対する対応もしてくれる
  • 受注代行、コールセンター代行もしてくれる

固定電話番号は、既存の電話番号を転送して使用する方法や、新たに電話番号を取得して使用する方法があります。

また、かかってきた全ての電話を代行業者につなぐことはもちろん、出れないときだけ転送をするといった柔軟性のある対応が可能な業者もあります。


携帯電話・スマホ

固定電話に必要性を感じられず、携帯電話(スマホ)を使用しようと考える方も多いと思います。すでに個人が保有している携帯電話への置き換えは、一番シンプルで手間がかからない方法ですよね。

このように、私物の情報端末を持ち込んで使用することを「BYOD」といい、

  • 働く場所、時間を選ばない
  • 業務効率を向上できる
  • 複数のデバイスを持つ必要がない

といったメリットがある一方で、

  • 公私の切り替えが難しくなる
  • 紛失時のリスクが増える
  • 通信料金が自己負担となる可能性がある

といったデメリットも挙げられます。


とは言っても、セキュリティ面での対策を講じたり、ルールを設定することで、それらのようなデメリットに対する対策は可能です。例えば、モバイルデバイスを一括管理するシステムである「MDM」を導入することで、万が一業務データの入ったデバイスを紛失しても、ロックやデータの削除などをリモート操作で行うことができるのです。

詳しい記事はこちらからどうぞ▼


チャットツール

社内外を問わず、チャットツールは伝達ミスを防止したり、お互いの時間を有効に活用するために役立つツールです。

チャットツールでは、電話以上、メール未満の手軽なコミュニケーションをとることができるので、その利便性から多くの企業で導入されています。

もし、固定電話の廃止に踏み切れない理由が「内線」であれば、チャットツールの導入によって解消されるかもしれません。サービスによっては、チャットツールを通して通話もできますので、社内でのちょっとしたコミュニケーションをとるツールとしておすすめです。


CTI

CTIとは、パソコンなどのコンピュータと電話やFAXを連携させる技術、システムのことを言います。CTIと社内で使用しているSFAやCRMなどと連携させることによって、電話業務を効率化することができます。

CTIの主な機能としては、

  • SFA/CRMとの連携
  • ポップアップ機能
  • 録音機能
  • 着信履歴機能

などがあります。ポップアップ機能とは、電話番号をもとに顧客情報を瞬時に検索し、パソコンの画面上に表示する機能のことです。電話をとる前に相手の情報を確認できるので、迅速で適切な電話応対をすることができます。


上記の機能に加えて、弊社ピクポンが提供しているCTIには通話内容を自動的にテキスト化する機能も備わっているため、業務効率をさらに向上させることに繋がります。


ちなみに、CTIには、クラウドサーバーを使用する「クラウド型」と自社サーバーを使用する「オンプレ型」の2つの種類があります。自社にサーバーを設置する必要のないクラウド型は比較的手軽に導入することができ、コストも抑えることができます。

一方、自社専用のサーバーを使用するオンプレ型の場合は、構築から保守、運用までを自社で行う必要がありますが、その反面、カスタマイズできるなどの自由度が高いのが特徴です。


まとめ

今回は、企業における固定電話の必要性とデメリット、固定電話の代替案などについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

インターネットや携帯電話が浸透している現代では、固定電話の必要性は薄れつつあり、むしろ業務効率の低下の原因にもなり得ます。

固定電話を保有することに固執せず、いろんな手段を検討してみましょう。