【図解】情報共有アプリとは?選ぶ際の7つのポイント・おすすめアプリをご紹介!

情報共有アプリとは、社内に蓄積された情報を集約し、他のメンバーと共有するためのツールです。しかし、一言で「情報共有アプリ」と言っても、様々な機能や特徴を持つツールがあるため、最適なものを選択するのに悩んでしまいますよね。

そこで今回は、情報共有アプリのメリットや選び方、おすすめアプリについてご紹介していきたいと思います。


【Index】

  • 情報共有アプリとは?
  • 情報共有アプリ導入のメリット
  • 情報共有アプリの選び方
  • 【目的別】おすすめの情報共有アプリ

情報共有アプリとは?

まずは、情報共有アプリを導入する必要性を確認してみましょう。


そもそも情報共有とは?

情報共有アプリについてご紹介する前に、まずは「そもそも、情報共有とは何なのか?」ということについて触れておきましょう。

情報共有とは、一人ひとりの社員が持つ情報を蓄積・共有・活用することを言います。それらを効率的に行うために、多くの企業では情報共有システムやツールを導入しているのです。

もし、情報共有を怠ると、

  • 知識や情報の属人化
  • 業務効率の低下
  • 人間関係の悪化

といった問題を引き起こす原因となり、企業全体の不利益となってしまうのです。


情報共有アプリの必要性

冒頭でも触れたように、情報共有アプリとは社内の他のメンバーと情報を共有するためのツールです。メールやエクセルなどのツールで行う情報共有では、必要な情報が埋もれてしまうことで見落としてしまったり、情報を入力するのに手間がかかり面倒であるために、十分に活用されていないケースも多くみられます。

そこで役立つのが、情報共有アプリです。最近では、様々なシーンや目的に合わせた情報共有アプリが増えており、活用することでこまめな情報共有が実現します。

社内でのこまめな情報共有が実現すると、伝達ミスや認識の違いなどが発生する可能性が低くなり、業務の効率化につながるのです。


情報共有アプリ導入のメリット

情報共有アプリを導入することで得られるメリットは、次の通りです。


属人化を防ぐことができる

情報共有アプリを導入することによって、情報や知識の属人化を防ぐことができます。

例えば、業務で何らかのトラブルが発生した場合、その情報がきちんと共有されていなければ、「○○さんでなければ分からない」ということになり、上司や先輩であっても適切に対応することはできませんよね。このような状況が、情報が属人化している典型的なケースです。

しかし、情報共有アプリを活用することで、発生してしまったトラブルの一部始終が共有できていれば、担当者でなくてもスムーズに対応することができるのです。


コミュニケーションが円滑になる

社内のコミュニケーションは、メールや電話でも可能ではあります。しかし、情報共有アプリの方がそれらよりも気軽にやり取りしやすいということから、社内のコミュニケーションが円滑になることも期待できます。

さらに、業務に関することばかりではなく、社内イベントなどの情報もアプリなら気軽に共有することができるため、メンバー同士の親しさがより一層深まるでしょう。


いつでも入力・閲覧できる

情報共有アプリは、全ての情報がクラウド上で管理されることから、場所や時間を問わず、いつでもどこでも入力・閲覧することが可能です。

外出先などからでもアクセスできることから、「情報共有したくても、会社に戻らないと入力できない」という不便さも解消されます。


情報の整理・検索がしやすくなる

情報共有アプリでは、グループごとに情報を管理することができるため、検索のしやすさもメリットとして挙げられます。

情報が整理された状態で管理されるので、情報の検索に余計な手間や時間をかけずに済むのです。


あとから再編集・コメントができる

一度投稿した情報は、後から再編集することができるので、過去に投稿した内容をブラッシュアップすることも可能です。

また、投稿者以外のメンバーも投稿された情報に対してコメントを追加することができることから、個人でまとめた情報よりもより質の高い情報を残すことができるのです。


情報共有アプリの選び方

最適なアプリを選ぶためのポイントは、次の通りです。


目的に合っているか?

情報共有アプリには様々な用途のものがありますので、目的に合致したアプリを使用しなければ意味がありません。

ファイルを共有したいのか?それとも、業務のやり取りを情報として残しておきたいのか?などといった目的によって、選ぶべき最適なアプリは当然異なります。

まずは、情報共有アプリを導入する目的を明確にし、必要な機能が備わっているアプリをピックアップしてみましょう。

※目的別のおすすめ情報共有アプリは、次の項目でご紹介しています。


複数のデバイスで利用できるか?

パソコンだけでなく、スマホやタブレットなど、複数のデバイスで利用できるアプリである方が使い勝手がよく、情報共有へのハードルもグッと下げることが可能になります。

社内にいるときはもちろん、外出先や移動中などにもアクセスできることで、業務効率も向上するでしょう。


使用可能な人数はどのくらいか?

使用可能な人数には限りがあるため、「一度に何人ぐらいまで使用できるのか?」ということも、情報共有アプリを選ぶ際のポイントです。

特に、大規模なプロジェクトで大人数が携わる場合などは、無料で利用できる枠を超えて課金が必要となったり、複数のチャンネルを設けなければならず、使い勝手の低下につながる可能性も。


社員のITリテラシーに合っているか?

せっかく情報共有アプリを導入するのであれば、メンバー全員が活用できないことには意味がないですよね。使い方が複雑なアプリを導入してしまうと、「難しくて使いこなせない・・・」なんてことになり、なかなか社内に浸透していきません。

また、あまりにも機能が多すぎると使いにくいだけでなく、費用が高額になってしまいますので、必要な機能が備わっていて、できるだけシンプルな操作方法のものを選ぶことをおすすめします。


セキュリティ対策は万全か?

社内の貴重な情報を取り扱うため、安心して共有するためには、セキュリティ対策が万全なアプリである必要があります。

セキュリティ対策が万全であるかを判断するには、第三者機関による認証の取得の有無を確認するといいでしょう。情報共有アプリのようなクラウドツールのセキュリティには多くの認証があり、代表的なものには「ISO27001(ISMS)」や「ISO27018」などがあります。


予算にあった料金形態か?

情報共有アプリには課金が必要なものもありますので、予算に合った料金形態であるかも確認しましょう。

無料で使用できるアプリも少なくありませんが、保存しておく容量によって課金する必要があったり、無料トライアル期間終了後は有料となるアプリも。

このような料金形態に関しては公式HPに記載されていますので、無料で使用できる期間なども含めて検討しましょう。


スムーズに導入できるか?

利用が決まっても、導入が難しく手間や時間がかかってしまう場合があります。

難しい設定が必要であったり、導入するまでに時間がかかるものは業務の妨げにもつながりますので、導入までの手順や必要な期間も確認しましょう。


【目的別】おすすめの情報共有アプリ

おすすめの情報共有アプリを目的別にピックアップしました。

導入を検討する際に、ぜひ参考にしてください。


【複数のメンバーと情報共有】Chatwork(チャットワーク)

「ビジネスが加速するクラウド会議室」とも呼ばれているチャットワークは、多くの企業が導入している代表的な情報共有アプリです。


チャットワークでは、

  • グループチャット
  • ダイレクトチャット
  • 検索
  • 絵文字 などといったコミュニケーションのための機能に加えて
  • タスク管理
  • ファイル管理 なども可能です。

【複数のメンバーと情報共有】Slack(スラック)

アメリカでスタートしたスラックは、最近では日本国内でもIT業界を中心に利用者が増えているビジネスチャットツールです。

スラックも上記でご紹介したチャットワークとほとんど同じことができますが、大きな違いは外部サービスとの連携が可能であるという点です。

例えば、Googleカレンダーとスラックを連携させることによって、スケジュールが近づくとスラックに通知が来て知らせてくれたり、SkypeやZOOMをスラック上から作成し、アクセスすることも可能なのです。

スラックと連携できる外部サービスは2019年12月の時点でも2,000を超えており、これらを活用することでさらなる業務効率アップを図ることができます。


【社内掲示板として利用】LINEWORKS

「ビジネス版のLINE」とも呼ばれるLINEWORKSは、コミュニケーションツールとしてお馴染みのLINEと似たインターフェイスなので、誰でもすぐに使い始めることができます。

LINEWORKSでできることとしては、トーク機能やメール機能などの他にも、フォルダ共有機能、掲示板、カレンダー機能などといった機能もあるため、他のメンバーの予定を把握することができたり、一斉周知のお知らせ的な利用も可能です。


【社内タスクの管理】kintone(キントーン)

キントーンは、自社の業務に最適なビジネスアプリを作成できるツールです。

「キントーンという箱」の中に必要な仕事の数だけ追加する仕組みで、データを蓄積・一覧・検索することに加えて、コメントを書き込むことができることから、他のメンバーとのコミュニケーションもできるのです。

アプリの作り方は簡単で、特別な知識やスキルは必要ありません。

部署や業種別に用意された100種類以上のサンプルアプリの中から、必要なアプリを選択するだけで使い始めることができるのです。デザインや設定を変更することも可能なので、自分仕様にカスタマイズできます。

キントーンは、バラバラの情報を一つにまとめることに適しているため、社内タスクの管理などに向いています。


【マニュアルなどのドキュメント作成・共有】flouu(フロー)

フローは、マニュアルなどのドキュメントの作成をチームで行う際に適している情報共有ツールです。

様々なドキュメントを複数人で共有・編集することができ、文章を書きながらチャットやコメントも可能であることから、作業の効率化にもつながります。

このような特徴から、フローはチームでドキュメントを作成・共有したいシーンにおすすめです。

まとめ

今回は、情報共有アプリのメリットや選び方、おすすめアプリについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

最適な情報共有アプリを選ぶには、まずは導入の目的と必要な機能を再確認することが大切です。メンバー全員が使いやすく、浸透しやすいツールを選択し、業務の効率化を図りましょう。