成功する営業テレアポの事前準備・成功率アップのコツとは?

営業におけるテレアポは、トークの内容はもちろんのこと、顧客(企業)リストの作成やトークスクリプトの作成などといった事前準備も、アポ獲得のための重要なポイントです。

今回は、営業活動におけるテレアポで成果を出す事前準備のポイントや、成功率を高めるコツについてご紹介していきたいと思います。


【Index】

  • 電話営業(テレアポ)の役割・必要性
  • 成功する電話営業(テレアポ)の事前準備
  • 電話営業(テレアポ)の成功率を高めるコツ
  • 営業電話(テレアポ)は断られて当たり前



電話営業(テレアポ)の役割・必要性

そもそも営業におけるテレアポとは、見込み客(リード)に電話で商談の許可を得たり、商談の日程調整を行うことです。インターネットが浸透した昨今では、電話だけでなくメールなどの連絡手段も可能ですし、ホームページなどから情報を得ることもできますよね。それでも営業活動にテレアポが必要な理由には、次のようなことがあるからです。


知名度がないとホームページによる集客は難しい

ホームページの作成は、一般的な集客方法の一つですが、ホームページに訪れるユーザーのほとんどはニーズが顕在化している「顕在顧客」です。自社の商品やサービスに対して高い関心や興味を持っているため、成約や購入に限りなく近い顧客ではあります。

しかし、ホームページによる集客は、ある程度知名度がなければ難しいものです。

例えば、まだ誰にも認知されていない自社商品を販売する場合、そもそも世間に認知されておらず、商品名などで検索されないため、売り上げにつなげることは非常に難しいと言えます。

その点、電話営業(テレアポ)であれば、見込み客へ積極的にアプローチすることができることに加えて、直接相手の反応を見ながら話ができることから、成約につながる可能性が高くなるというわけです。


短期間で結果につなげることができる

ホームページやweb広告などでの集客は、マーケティングに詳しい人材がいなければ、そこから成果を出すことは非常に難しく、結果が出るまでには一定の期間が必要となります。

例えば、クリックされるたびにコストが発生するweb広告だと、クリックするユーザーの中には確度が低いユーザーも多く含まれているため、広告をクリックされるたびに無駄なコストが発生してしまう恐れもあるからです。

それに比べて電話営業(テレアポ)による見込み客への直接のアプローチは、営業を開始してから成果が出るまでの期間が短いため、早期に結果へつなげることも可能なのです。


成功する電話営業(テレアポ)の事前準備

電話営業(テレアポ)で成果を出すには、事前準備が非常に重要なカギを握っています。


良質な架電(企業)リストの作成

思い当たるところからやみくもに架電するのではなく、良質な架電(企業)リストを作成することが不可欠です。

精度の高いリストを事前に準備することで、より確度の高い見込み客へ架電することができて無駄なコールを減らすことができるため、アポイントの獲得率が高まります。

リスト作成のポイントは、

  • 効率的に情報収集する
  • 興味、関心度合いに基づいて作成する
  • 正確な情報を集める
  • より多くの情報を集める

という点にあります。


【効率的に情報収集する】

リストを作成するための情報は、一つ一つ収集すると時間がかかってしまいますので、効率的に集める必要があります。

そのためには、一度に大量の情報を集めることができるメディアを利用したり、見込み客の対象となるリストを業者から購入することも検討してみましょう。

また、自社のホームページにアクセスしてきたユーザーを計測している場合は、IPアドレスの情報をたどってリストへ加えるのも一つの方法です。


【興味、関心度合いに基づいて作成する】

情報を集めてリスト化しても、それだけでは良質なリストとは言えません。重要なのは、自社の商品やサービスへの興味や関心度に基づいているか、ということです。可能性の低い見込み客ばかりへ架電しても、コール数が増えるだけで成果には一向につながりませんよね。

そこでおすすめなのが、マーケティングオートメーション(MA)と呼ばれる営業ツールを活用したリストの作成です。MAツールを使用すると、見込み客へのメール配信やホームページへのアクセスなどを解析することにより、自社商品やサービスへの興味、関心度の高い見込み客を抽出することが可能です。


【正確な情報を集める】

架電リストを作成しても、その情報が正確なものでなければ意味がありません。リストに記載されている企業のニーズや状況といった情報が間違っている場合、無駄なコールにつながってしまいますので、情報のソースも大切にする必要があります

同時に、リストの情報が最新のものであるかも重要です。時間が経過するとともに見込み客の状況も変化するため、情報は定期的に取得することも大切なのです。


【より多くの情報を集める】

見込み客の情報は、多いに越したことはありません。例えば、企業名や業種、所在地などの他にも、資本金や従業員数、売上など、できるだけ多くの情報を収集しましょう。それによって、より適切なアプローチをすることができるのです。


トークスクリプトの作成

トークスクリプトとは、テレアポの際に用いる「台本」のことです。基本的な会話の流れに加えて、ありがちな質問とそれに対する回答を準備しておくことで、スムーズに会話することができます。

トークスクリプトを作成する際に抑えておきたいポイントは、次の通りです。

  • 最初の挨拶はシンプルに柔らかく
  • 自己紹介の時点で内容を理解できる名乗り方を
  • 相手の興味を引き付ける「つかみ」
  • セールスっぽくならない言葉を選ぶ

【最初の挨拶はシンプルに柔らかく】

最初の挨拶は相手への印象に大きく影響するため、第一声はとても大切です。

一般的な営業でのテレアポでは、「お忙しいところ失礼いたします」などと、かしこまった印象のトークで切り出すことが多いかと思います。しかし、それだと相手からも固い感じの返事が返ってきてしまいますので、第一声はシンプルで柔らかい印象の挨拶がおすすめです。

例えば、「はじめまして」「こんにちは」など、さらっとシンプルな印象の挨拶は、その後の会話へスムーズにつなぎやすくなるのです。


【自己紹介の時点で内容を理解できる名乗り方を】

通常、営業電話をかける際は「○○株式会社の△△です」というのが一般的ですよね。

しかし、テレアポの場合はその名乗り方だと相手に警戒されてしまう可能性がありますので、自己紹介の時点で内容を理解できる名乗り方をするのがいいでしょう。

例えば、「××を提供しております○○株式会社の△△です」と名乗れば、その時点で大体の内容をイメージしてもらうことができます。


【相手の興味を引き付ける「つかみ」】

営業でのテレアポの際、自己紹介までは聞いてくれるケースが多いかと思いますが、この「つかみ」の部分で「結構です」「忙しいので」などと断られてしまう場合が多いのではないでしょうか?

ここで相手の心をシャットアウトさせないポイントは、相手の興味を引き付けて、より具体的なイメージを湧かせることにあります。

例えば、「今ご利用されている○○に導入するだけで業務コストを半減することができる、△△のサービスについてのご案内です」というトークなら、単に「○○のサービスについてのご案内です」と言われるよりもイメージが湧きやすくなりますよね。


【セールスっぽくならない言葉を選ぶ】

お客様は営業電話に対して敏感であることは、テレアポ経験者であれば実感しているかと思います。「ご案内」というワードを聞いただけで「面倒そう」「押し売りされるのでは?」と、ネガティブな感情を抱いてしまうものなのです。

そこでおすすめしたいのが、セールスっぽくない言葉選びです。例えば、「ご提案」や「ご確認」といった言葉であれば、すぐに営業のテレアポだと警戒されず、「少しだけなら話を聞いてみよう」と感じてもらえる可能性が高くなるのです。


商談の日時は2択で聞く

商談の約束を取り付ける際は、「月曜日か火曜日のどちらがご都合よろしいでしょうか?」と、2つの選択肢から選んでもらうと、アポ獲得率が高まります。漠然と「いつがご都合よろしいですか?」と聞くよりも、あらかじめ選択肢が絞られているほうが、相手も約束しやすいようです。


電話営業(テレアポ)の成功率を高める3つのコツ

事前準備ができたら、テレアポの成功率を高めるコツも押さえておきましょう。


電話をかけるタイミング

電話をかけても出てもらえなかったり、担当者になかなかつながらないといった場合は、電話をかけるタイミングを変えてみてはいかがでしょうか?

相手が電話に出やすいタイミングはその職種などにもよりますが、例えば、相手が営業社員の場合には日中は外出してしまいますので、朝の時間帯または、帰社する夕方頃がおすすめです。


受付を突破するコツ

受付を突破することは、テレアポをする上で乗り越えなければならない壁ですよね。

そもそも、なぜ受付を突破できないのかというと、いくつかの要因が考えられますが、その多くは、営業電話を断るよう指示されていることにあります。このケースへの対応策としては、受付に営業のテレアポだということを気づかれないようにすることです。受付に用件を聞かれても、「○○の件でとお伝えください」などと、余計な提案などをしないことが大切です。

また、話したい相手の名前や部署がわからないがために受付を突破できない場合には、結論から先に伝えてみましょう。挨拶、自己紹介に続いて、「本日は、御社の業務に役立つ○○についてご案内したく、お電話いたしました」というように、電話をしている結論を先に伝えるのです。先に結論を言うことで何の話をしているのかを理解してもらいやすくなるため、短時間で受付を突破することが可能となります。


声のトーンに気を配る

ただでさえ営業のテレアポは警戒されやすいので、明るくメリハリのある声のトーンで話すことは重要です。加えて、非対面営業であるテレアポは、お互いの表情が見えないことから、お客様側は対面で話すよりも断りやすくなってしまうのです。

そんな電話での営業活動(テレアポ)に重要なのは、声に感情を乗せて話すということです。顔が見えない分、感情をこめて会話することで、より思いが伝わるコミュニケーションがとれるでしょう。


営業電話(テレアポ)は断られて当たり前

営業電話を一日に何件もかけていると、その分断られる数も多くなるものです。

そもそも、リストの見込み客は営業電話を心待ちにしているわけではありませんので、断られるのが普通なのです。

断られ続けるうちに、次第にモチベーションが下がってきてしまったり、落ち込んだりすることもあるかもしれませんが、テレアポは断られるのが当たり前であると同時に、断られてからが勝負とも言えます。

断られることを前提としたうえで、その後の対応や切り返し方を練習し、断りトークへの対応力を身に着けたいものですね。


まとめ

今回は、営業活動におけるテレアポで成果を出す事前準備のポイントや、成功率を高めるコツについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

限られた時間や労力の中で成果を出すには、テレアポ前の事前準備が非常に重要です。同時に、営業の中でも特にテレアポは「断られて当たり前」の世界ですので、断られることを気にしないことも大切です。