【保存版】情報共有について初心者〜上級者が気になる疑問を解説!

本日は情報共有について網羅的に解説したいと思います!

以下のような疑問にお答えます。

  • まずは、情報共有の意味を知りたい。
  • 情報共有が必要な理由はなぜか?知りたい。
  • 情報共有を行う具体的な方法について知りたい。

【Contents】

  • 情報共有の言葉の意味
  • 情報共有はなぜ必要とされる?
  • 情報共有不足がもたらす問題点
  • 情報共有不足を解消する方法
  • 情報共有がうまくいかない理由
  • 情報共有が必要なシーン
  • 情報共有を実践するためのアイデア

情報共有の言葉の意味

『情報共有』を辞書で引くと次の通りです。

見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有すること。組織やメンバー間で知識や情報などを伝達し合うことで認識などを揃える、といった文脈などで特に使われる表現。

(出典:Weblio辞書)


ビジネスにおける情報共有の持つ意味

ビジネスにおいては、情報には3つの役割があります。

『蓄積・共有・活用』の3つです。

情報共有という言葉は、情報が果たすべき1つの役割を表現しているといえますね。

そして、情報共有の前提として情報の蓄積も同じように重要です。

情報の蓄積と共有はセットで考える必要があります。


googleトレンドで検索数がじわり増加

昨今、社会のデジタル化が進み情報共有の大切さが叫ばれています。

GoogleTrendsで、『情報共有』の過去5年の検索数を調べてみました。

少しわかりにくいですが、2019年から2020年にかけて微増しています。

しかし、情報共有のニーズは数年前から変わらず一定のニーズがあることがわかります。


情報共有はなぜ必要とされる?

情報共有が持つメリットは様々ありますが、営業のメリットは次の3つだと思います!

  • 顧客満足度が上がる
  • 営業スキルの底上げになる
  • 仕事の効率化ができる


顧客満足度が上がる

なぜ?と思った方も多くいると思います。

日本の営業スタイルでは、お客様に対して営業が一人で対応する場面をよく見かけます。

しかし、こうした対応では営業が不在でお客様を待たせたり、お客様の細かい声をフォローできない問題が発生します。

お客様は営業一人ではなく、会社として対応してもらえることを望んでいます。

そのため、お客様情報を適切に管理できている会社では顧客満足度が高くなります。

こうしたお客様の声に応えるために、CRMなどの情報共有ツールの導入は流行っていますね。


営業スキルの底上げになる

営業において、議事録などで記録を残す機会は多いです。

テキストベースで記録された情報は、他の社員に情報共有することで生きてきます。

例えば、新人の営業が商談記録をみて、トークスクリプトを考えたり、ロープレの材料にすることができます。


仕事の効率化ができる

情報共有が適切に運用できていると、仕事の時間を短縮できます。

あるお客様に関する情報を知りたいときに、営業が個人で情報を抱えているケースを考えてみてください。問い合わせなどのコミュニケーションコストが発生します。

社員教育、引き継ぎの場など情報共有を求められるシーンは多いですよね。

 

情報共有が適切にできていれば、お客様情報の保管場所がルール化されており、自分で情報を見に行くことができます。

コミュニケーションコストを減らすことで、仕事を効率化できるんですね。


情報共有不足がもたらす問題点

情報共有不足がもたらす問題点についても知っておきたいですね!

代表的な問題点は次の3つです。営業にとって重要なテーマばかりです。

  • 顧客満足度の低下
  • チームワークの低下
  • 営業力の低下


顧客満足度の低下

ベテランの営業が担当する大口のお客様について、会社として細かいことがわからない。

こんな場面は営業現場ではよく耳にします。

会社としてお客様の本音を把握できていなければ、真の顧客満足は得られません。

もしかすると、ライバル会社への乗り換えを検討しているかもしれません。

お客様の声は、社内で情報共有し顧客満足度を上げるための手を打てる状況にすべきです。


チームワークの低下

情報を共有してもらえない社員はモチベーションを失っていき、会社に不信感を持つようになります。モチベーションが低下した社員は、他の社員にも悪営業を及ぼすこともあります。

チームをマネジメントする立場の人間は、平等に情報を与え、チャンスを与える人間であってほしいですね。


営業力の低下

情報共有が行われないとノウハウの継承が進まず、営業部隊が弱体化していきます。

営業の提案の質を上げるためにも、情報共有は欠かせません。


情報共有不足を解消する方法

情報共有不足を課題に感じる営業は多いです。

ここでは、情報共有不足解消のための視点を2つ紹介します。

  • コミュニケーション
  • ルール作り


コミュニケーション

社員同士のコミュニケーションが円滑な会社では、情報共有もスムーズな傾向にあります。

日頃のちょっとした挨拶のついでに、情報について交換するクセをつける。

一人で抱え込まない雰囲気が会社にあることも重要です。

リモートワークが多い現在では、チャットツールで気軽にコミュニケーションできる風土も素敵ですね。


ルール作り

ルールなしに情報共有は機能しません。

『お客様の情報はこの場所に保管する』といった具体的なルールはもちろんのこと、各々の社員がとっさの事態に対応できるルールも必要です。

会社が掲げるクレドであったり、営業方針など、言語化したルールを共有しておきたいですね。


情報共有がうまくいかない理由

情報共有の重要性については理解できた!

しかし、なぜか社内に浸透しない。

そうお悩みの方も多いと思います。

うまくいかない理由について3つのポイントをまとめました。

  • 情報共有を嫌がる人の心理
  • 情報共有に意味を感じていない
  • セキュリティーに懸念を持っている


情報共有を嫌がる人の心理

営業現場には、営業畑一筋20年のベテランなんて人も多いですよね。

こうした経験を持つ人の中には、情報共有に積極的ではない人が多いのも事実です。

誰しも自分の能力を認められて、成果を評価されたいですよね。

営業は成果が顕著に出る仕事です。

そのためノウハウは自分の中で留めたいという気持ちの人も多いようです。

しかし、このような考えには一番重要な、お客様視点が欠けています。

お客様視点の重要性を気づかせる仕組みが必要になってきます。


情報共有に意味を感じていない

営業の定例会議で個人別に報告を読み上げる。

こんな場面を経験した人も多いのではないでしょうか?

こうした会議をやっていると、『情報共有なんて意味がない』という気持ちを持ってしまうのも無理はありません。

読み上げるだけの情報は事前に情報共有しておき、会議では営業方針とか意思決定を伴う議論をしたいところですね。

情報共有にコストをかけてしまうと、意味が薄れてしまします。

重要な仕事に専念するために、情報共有コストを下げるという目的意識を持ちたいところです。


セキュリティーに懸念を持っている

情報共有には、情報流出のリスクが伴う。

そのような懸念を持つ人もいます。

セキュリティリスクに関しては、便利なツールや権限設定などの解決策は世に多く出ています。一つの考えに固執せずに、情報共有の重要性を優先に考えたいですね。


【ここで一息】

情報共有の残念な事例についてサイボウズ社がイラスト付きで公開しています。

あなたの会社でもあてはまる事例がありませんか?

残念な情報共有ずかん▼ 


情報共有が必要なシーン

新しい働き方も登場し、営業の働き方も大きく変化しました。

情報共有が必要なシーンについて整理しました。

  • ザ・モデル型営業
  • プロジェクト
  • ヘルプデスク
  • 在宅ワーク


ザ・モデル型営業

ザ・モデル型営業とは、営業活動を4つのプロセスに分け、分業・協業で仕事をする方法です。

お客様情報を各部門で情報共有しながら、KGI・KPIの最大化を目指します。

まさに、現代の営業手法の見本ともいるものです。

プロジェクト

普段在籍している営業組織と別に、部門横断のプロジェクトの仕事に従事している人も多いでしょう。

こうした状況では、普段と異なるスピード感の意思決定・情報共有が求められます。


ヘルプデスク

ソフトウエアやIT系のサービスを提供する会社では、営業からサポート部門への引き継ぎの場面で情報共有が求められます。

様々なSaasのサービスやIT関連の職業従事者の増加に伴って、ますます重要性の増加が予想されます。


在宅ワーク

新型ウイルスの流行によって、在宅ワークを推奨する企業が増えました。

これまでデスクを並べて気軽にコミュニケーションできていたところから、環境は大きく変わりました。

これまでの雑談に変わる手段として、チャットツールを導入する会社も増えています。


情報共有を実践するためのアイデア

最後に、情報共有を早速実践してみたい人のための情報です!

情報共有に使える具体的なアイデアをまとめました。

  • アプリ
  • ツール 
  • イラスト
  • アナログでもできる


アプリ

情報共有においてアプリは、速報性、携帯性の面で便利です。

スマホで機能を持ち運びできたり、プッシュ通知の機能で情報の読み忘れを防いだりできるのが最大の利点ですね。


ツール

仕事を効率化するツールも様々なIT製品があります。

お客様情報を営業に生かすためのSFA、顧客情報一元管理のためのCRM、他にも日程調整のツールや、タスク管理のツールなど目的に応じて使い分けましょう。


イラスト

社内の情報共有をイラストで行う取組も注目されています。

グラフィックレコーディング(以下、グラレコ)といって、セミナーや研修なんかでもよく利用されます。

当サイトにおいても、グラレコの画像を多く使用しているんですよ。


アナログでもできる

最後に、情報共有はその目的がしっかりしていれば高度なITツールがなくてもできます。

例えば、共有ファイルの階層設定とか、権限設定一つで情報共有が生きたり死んだりしてしまいます。

ルールを運用するのは人であって、しっかり目的をもって情報共有の手段を考えたいですね!


まとめ

情報共有についてそもそもの意味から、運用手段まで解説してきました。

営業の現場においても、働き方改革や世代交代などで、情報共有に関するニーズは大きくなっていると感じます。まずは始められるところから。情報共有を実践していきましょう!