【図解】営業電話を避けるべき時間帯・ベストな時間帯とは?

営業の電話をかける際に、話の内容と同じぐらい重要なのが架電する時間帯です。

なぜなら、やみくもに電話をかけても相手が不在であったり、都合の悪い時間帯で電話に出てもらえない可能性が高いからです。加えて、営業電話をかける時間帯に気を付けることも、ビジネスマナーの一つ!

そこで今回は、営業電話をかけるのを避けるべき時間帯と、ベストな時間帯などについてご紹介していきたいと思います。


【Index】

  • 営業電話を避けるべき時間帯
  • 営業電話にベストな時間帯
  • 営業電話とフォローの電話は時間を分ける
  • 営業電話のコツ(時間帯以外のポイント)
  • アポ取りにメールを活用する
  • まとめ


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営業電話を避けるべき時間帯

まず押さえておきたいのが、営業電話を避けるべき時間帯です。

これは、法人営業(B to B) であるか、個人営業(B to C) であるかによって異なり、個人営業の場合はさらに、相手が会社員であるか、主婦であるかによっても違いがあります。


法人営業(B to B) の場合

法人営業の場合、一般的に電話するのを避けるべき時間帯は、次の通りです。

  • 始業時間の前後
  • お昼休み
  • 終業時間の前後
  • 相手の繁忙期、忙しい時間帯


【始業時間の前後】

始業時間の前後は、仕事に取り掛かる準備やメールチェック、朝礼などが行われるため、ビジネスにおいて最も忙しい時間帯です。そのため、この時間帯に電話をかけても出てもらえなかったり、相手の仕事の妨げになってしまうのです。

朝の時間帯に電話をかけるのであれば、始業前後の30分以内を避けることをおすすめします。


【お昼休み】

お昼休みの時間帯は、相手の業務が中断されているため、電話に出てもらいやすい時間帯だと思われがちです。しかし実際には、休憩中に電話をかけてくることは非常識だと思われてしまい、印象が悪くなってしまうことから、営業電話は控えるべき時間帯なのです。

また、お昼休みの時間帯は、昼食を食べに外出してしまっている場合があるため、電話をかけても相手が不在である可能性が高くなります。


【終業時間の前後】

終業時間の前後の時間帯も、電話をかけるのを避けるべき時間帯の一つです。

終業時間直前の時間帯は、残っている仕事の追い込みをしているなどで忙しい状況であることが想定できます。

また、終業後では営業時間外となるため、電話をかけてもつながらない可能性が高いでしょう。担当者の携帯電話に直接かければつながるかもしれませんが、やはり終業時間外出の電話は悪い印象を与えてしまう恐れがあるので、避けるようにしましょう。


【相手の繁忙期、忙しい時間帯】

相手の繁忙期や忙しい時間帯をあらかじめ把握している場合、もちろんその時期・時間帯に電話をかけることは避けるべきです。

例えば、お客様が不動産系の企業である場合には、進学や就職などで人が動く12月~3月は繁忙期ですので、積極的な営業電話は避けるのが無難でしょう。また、飲食店の場合はランチタイムやディナータイムといった忙しい時間帯を避けるべきです。

このように、お客様の業種の繁忙期や忙しい時間帯をを事前に確認して頭に入れておくことで、より電話がつながりやすくなることに加えて、相手の仕事の妨げになることも避けることができるのです。


個人営業(B to C) の場合

個人営業の場合、相手が会社員であれば就業時間中は営業電話を避けるべき時間帯です。仕事をしている時間帯は、電話に出れない可能性が高く、つながったとしても忙しくて話を聞いてもらえないことがほとんどです。

また、相手が主婦の場合、営業電話を避けるべき時間帯は午前中と夕方以降です。午前中は洗濯や掃除などの家事で忙しく、夕方以降は夕飯の準備や買い物に出かけるなどの時間帯になりますので、この時間帯に営業電話がかかってくると迷惑だと思われてしまいます。


避けるべき時間帯にやむを得なく電話する場合

お客様が法人であっても個人であっても、一般的に営業電話を避けるべき時間帯がありますが、その時間帯に緊急でどうしても連絡を取りたい場合もありますよね。

よほどの緊急案件でなければ、伝えたい内容をメールで連絡しておき、後から補足の電話を入れておくのが無難です。

しかし、どうしてもやむを得ず電話をかける場合には、「お忙しいところ失礼します」などといった気遣いの言葉を添えて、話すの内容を簡潔にまとめた上でスピーディーに伝えましょう。


営業電話にベストな時間帯

営業電話をかけるのにベストな時間帯は、それぞれ次の通りです。


法人営業(B to B) の場合

法人営業の場合に電話をかけるベストな時間帯は、始業時間から少しずらした時間帯である10時~11時と、終業時間が近づく16時~17時です。


【10時~11時】

日中は相手も忙しく、営業で外出してしまう可能性もあるため、営業電話をかけるには午前中がおすすめです。しかし、先ほどお伝えしたように、始業時間の前後は営業電話を避けるべき時間帯であるため、始業時間から30分~1時間程度ずらした時間帯がベストなのです。


【16時~17時】

企業によって異なりますが、一般的には終業時間が近づくにつれて業務が落ち着いてきます。16時~17時の夕方の時間帯は、ちょうど相手の業務が落ち着いてくるタイミングなのです。同時に、日中外出している場合でも帰社する時間帯でもありますので、この時間帯は電話がつながりやすくなります。


個人営業(B to C) の場合

相手が会社員の場合に営業電話をかけるベストな時間帯は、終業時間後の17時~19時ごろです。この時間帯であれば電話に出てもらえる可能性が高く、話を聞いてもらいやすいでしょう。

また、主婦の場合は、家事がひと段落するお昼過ぎ~夕方までが営業電話をかけるベストな時間帯です。


営業電話とフォローの電話は時間を分ける

営業電話に加えて既存のお客様へフォローの電話をかける場合は、それぞれ別の時間帯に行う方が効率的です。なぜなら、フォローの電話をかけるよりも営業の電話をかける方が体力も気力も使うからです。

これらを混ぜて同じ時間に一緒に行うよりも、まずはよりエネルギーを使う営業電話を優先的に行うことをおすすめします。

ただし、営業電話をかけるベストな時間帯にフォローの電話を希望しているお客様がいる場合は、そちらを優先しましょう。


営業電話のコツ(時間帯以外のポイント)

営業電話をかける時間帯に注意しても、話す内容や話し方がイマイチだと、なかなか成功にはつながりません。営業電話をかける際、時間帯以外のポイントは次の通りです。


事前に準備をしておく

効率的に営業電話をかけるには、事前の準備が欠かせません。しっかりと準備を行ってから電話をかけることが、アポ獲得や成約率のアップにつながるのです。

営業電話をかける際の事前準備としては、

  • 営業リストの作成
  • トークスクリプトの作成
  • 質問への回答準備

が挙げられます。


【営業リストの作成】

営業リストの作成は、ただ単に企業名(お客様の名前)と電話番号をリスト化するだけでなく、ニーズと合致しているのかを精査する必要があります。たとえお客様に電話がつながったとしても、自社の商品やサービスとお客様のニーズが合っていなければ、成約率をアップさせることはできません。

また、定期的に営業リストが最新の状態であるかどうかも確認する必要があります。

さらに、相手の事業内容や状況などを事前にリサーチすることで、営業電話成功の確率を向上させることができます。

これらの作業をより効率的に行うには、SFAやCRMといったツールを活用することもおすすめです。


【トークスクリプトの作成】

営業電話をかける前にトークスクリプトを作成して要点を整理しておくと、限られた短い時間の中でも伝えるべき情報を伝えることができます。同時に、トークスクリプトを用意しておくことで、伝え忘れや聞き忘れを防止することもできるのです。

トークスクリプトがあれば、まだ営業電話に慣れていない新人営業マンも戦力として活躍しやすくなるでしょう。


【質問への回答準備】

お客様から質問を受けた場合、素早く的確な回答をすることで、営業としての信頼を向上させることができます。そのためには、想定される質問に対する回答を準備しておくことが欠かせません。もちろん、その場でわからなければ「確認して折り返します」でもOKだと思いますが、質問に対して素早く回答できるためのスキルをつけることで、信頼度合いが大きく異なることも知っておきましょう。


話し方に注意する

直接相手の顔が見えない電話営業では、話し方も重要なポイントとなります。

例えば、声のトーンを普段話す時よりも明るめにすることを意識するだけで、相手に与える印象は大きく変わります。また、相手が早口の人であれば自分も早めに、ゆっくりと話す人であれば自分もゆっくりと、話すスピードを相手に合わせることも、テンポよく会話するコツの一つです。


切り出しで断られる要因を作らない

お客様から断られる要因を自分から作らないことも、営業電話成功へのポイントです。

時間帯に注意して電話しても、「今、お電話大丈夫でしょうか?」などと切り出す方が多いですよね。しかし、このように下手に出るような切り出し方では、断られてしまう確率がアップしてしまうのです。

電話に出た相手もセールス目的の営業電話であることはわかっていますので、「お忙しいところ失礼します」とシンプルに切り出せばOKです。


アポ取りにメールを活用する

営業電話をかける時間帯に注意しているにもかかわらず、相手が都合の良いタイミングとなかなか合わない場合は、メールを活用する手段もあります。

メールでアポ取りする際のポイントは、次の通りです。

  • 興味を引くような件名
  • 要件を簡潔にわかりやすく伝える
  • 候補日を3つ挙げる


興味を引くような件名

1日に何通ものメールを受信するような相手だと、件名を工夫する必要があります。いかにも営業っぽい件名をつけてしまうと、開封すらしてもらえないのです。

しかし、興味を引くような件名をつけることで、メールを開封してもらえる確率が上がり、アポ獲得率もアップします。


要件を簡潔にわかりやすく伝える

ダラダラと長い文章をメールで送っても、最後まで読んでもらえない可能性があるうえに、内容がわかりにくくなってしまうというデメリットも。そのため、アポ取りのための営業メールは、要件を簡潔にわかりやすく伝えることがポイントなのです。相手にとって負担にならない少ない文章量でまとめることが大切です。


候補日を3つ挙げる

アポイントの候補日は、3つ挙げておきましょう。こちらから候補日を挙げておくことで相手が選びやすくなり、3つ挙げておけばいずれかの日程が合う可能性が高いからです。

アポイントの日程が決定したら、確定メールを送って記録を残しておくことで、日程の間違いを防ぐことができます。


まとめ

今回は、営業電話をかけるのを避けるべき時間帯と、ベストな時間帯などについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

どんなに営業トークが上手でも、そもそもお客様に電話がつながらなければ意味がありませんので、電話をかける時間帯に注意することはとても重要です。営業電話を避けるべき時間帯、ベストな時間帯に気を付けて、営業活動の効率アップを目指しましょう。