【図解】入力漏れを防ぐ対策3種類!電話営業のCRM入力最新事例をご紹介!

「事務作業の入力漏れをなくしたい!」

テレアポやインサイドセールスの現場で仕事をするお客様から、このような相談を多く受けます。

  • 入力漏れを防ぐ方法を知りたい。
  • 入力漏れしない仕組をつくりたい。
  • AIで入力漏れを防ぐ方法を知りたい。

このような課題を持った方向けに、入力漏れ対策についてまとめました!


【Index】

  • 入力漏れ対策は3種類!
  • 入力漏れが起こる原因
  • 自動連携で入力漏れをなくす事例
  • 仕組み化を通じて入力漏れを防ごう!

音声で聞きたい方はこちら▼


入力漏れ対策は3種類!

入力漏れ対策は大きく分けて3種類の方法があります。

  • 入力時にチェックを行う方法
  • データ確定時にチェックする方法
  • 自動連携でチェックを不要にする方法


入力時にチェックを行う方法

書類やシステムへの入力時に、入力者がチェックを行う方法です。

基本的な方法であり、すぐに実践することができます。

しかし、入力者本人に2倍の負担がかかり非効率であること、本人まかせで個人差が出やすい、などデメリットも目立つ方法です。


データ確定時にチェックする方法

業務システムが広く普及している現在、もっともポピュラーなのがこの方法です。

あらかじめ、入力欄項目に必須、任意などの属性を持たせます。

そして、データ入力が完了して確定を押す段階でシステムによるチェックをかけます。

システムの管理元に問い合わせを行い、要件を伝えることで課題解決の仕組をつくれます。

入力者による負担が小さく、一度設定を行えば長く仕組を使えるため組織でも使える方法です。

しかし、こうしたチェックでは、「入力漏れに対する対策として不十分」とする声を多く聞くようになりました。

例えば、電話営業による営業記録をシステムに入力中、問い合わせ電話が入り長時間対応をした場合。

記憶を頼りに情報を入力するには限界があります。

そのため、大事な情報の入力漏れが発生してしまうかもしれません。


自動連携でチェックを不要にする方法

事務作業の中でも単純入力作業であれば、従来のチェックで目的を果たすことができます。

しかし、近年の営業現場は大きく変わってきています。

現在の営業現場では、自動で入力を行ってくれる方法が求められています。

自動で入力が行われれば、そもそも入力内容をチェックする必要がありません。

そして、AIを搭載したシステムの登場で、電話営業の結果がリアルタイムでCRMに記録される、という要望が現実化されているのです。

 

入力漏れが起こる原因

入力漏れを防ぎたいというニーズは、営業の現場で大きく高まっています。

リモートワークによる営業によりCRMへの顧客情報の入力場面は増え、インサイドセールスの営業手法が一般的になってきています。

営業やインサイドセールスの仕事は、お客様への架電、問い合わせ対応、CRMへの入力など多岐に渡ります。

そのため、入力中に他のタスクが入った場合、作業を中断しなければいけません。

また、入力すべきシステムが複数ある場合、さらに入力漏れの可能性が高まります。

CRMへの情報入力は、お客様との接点を記録した重要な情報です。

記録し必要な部署と情報を共有しなければなりません。

しかし、営業部門の人員がまだ多くない場合、マルチタスクは避けられません。

営業活動の効率化のため、自動入力のニーズは高いのです。

あなたの会社でもこのような課題に直面していることはありませんか?


自動連携で入力漏れをなくす事例

有名なCRM製品であれば、入力漏れを防ぐための連携ツールが広く開発されています。

例えば、弊社で開発しているpickuponは電話営業を強力にサポートします。

Salesforce,HubSpot,Sensesを使って電話営業をされているお客様の入力を自動化できます。

(CRMをお使いでないお客様でも、pickuponはもちろん使用できます。)

電話営業からCRMへの入力まで、CRMに情報をリアルタイムで同期することができます。

具体的には、架電する段階でCRMからワンクリックで発信ができ、お客様との通話内容はすべて録音されます。さらに、通話内容をAIが分析してテキスト化します。

 入力作業の中でもっとも負荷が高い、定性情報の入力が自動化されるため業務が劇的に効率化されます。

入力漏れと同時に、情報の正確性についても向上するので、お客様との関係構築にも役立ちます。

pickuponを使った多くのユーザーが、インサイドセールスのKPI向上を実感されています。


仕組み化を通じて入力漏れを防ごう!

現代の営業現場における入力漏れへの対策について整理しました。

営業のビジネスプロセスが変わってきていること、AIを使った課題解決の事例など、初めて耳にする情報も多かったのではないでしょうか?

CRMを利用した営業手法は今後、さらに一般的になっていくことが予想されます。

入力漏れの課題にお困りの方は、これを期に営業プロセスの見直しやシステム導入を検討されてはいかがでしょうか?