録音データを文字起こしする方法3選。会話サマリーAIによる効率化をオススメ。

録音データの文字起こしを効率的に行う方法はないかな?

営業活動の振り返り、お客様への対応の振り返りで、録音した音声が必要になるときありますよね。

そして、情報を共有するときには音声を文字起こしする必要があります。

録音データを文字起こしする方法について、最新の方法を含めて紹介します。


【Index】

  • 録音データを文字起こしする方法3選
  • 文字起こしに関する課題
  • 文字起こしが必要になる場面
  • AI搭載のIP電話は文字起こしの課題を解決
  • まとめ


録音データを文字起こしする方法3選

音声を自動テキスト化

まずは、音声を読み上げて自動でテキスト化する方法です。

代表的なツールはGoogleドキュメントです。その他、自動テキスト化を行ってくれるツールは数多く存在します。

メリットはなんといっても、手入力が不要になること。

タイピングが苦手な人でも、効率的にテキスト化することができます。


手入力

手入力によるテキスト化もまだまだ必要になる場面が多いです。

自動テキスト化でうまく再現できなかった部分の補正や、不要な「えー、あー」といった間投詞の削除は手動で行う場面が多いですよね。


AIによるテキスト化

最近注目されているのが、AIによるテキスト化の技術です。

AIは学習機能があるため、「えー、あー」といった部分が不要であること。どういった言葉が重要性の高いかを、過去のデータに基づき判定できます。

自動テキスト化では実現できなかったレベルの文字起こしが可能になります。


文字起こしに関する課題

文字起こし作業に関する課題をあらためて考えてみたいと思います。

すぐに思いつく文字起こしの課題は「作業の手間」です。

そして、もう一歩目線を上げてみると、文字起こしされたデータは受け取った側でも、「手間」が発生していることに気づきます。


テキスト化のデメリット

音声認識のツールを使って文字起こしをする。

そうすると、ひたすらに文章の羅列が出来上がります。

文字起こししたデータは記録としては正確ですが、次の使用目的の観点でみるといまいちです。


全文文字起こしに価値はない

会話のニュアンスを間違えないよう、一次データとして記録するため、文字起こしは行われます。しかし、その使用目的は会話の要点の把握に他なりません。

つまり、会話の要点の把握という目的に則して考えるならば、全文文字起こしの工程はできればなくしたい工程です。

実は、こうした課題意識を持つ人は多く、AIによる課題解決が進んでいます。

会話の要点の把握、文字起こしの工程はAIが作業可能なレベルに到達しています。


文字起こしが必要になる場面

実際に文字起こしが必要になる場面を考えてみました。

どちらの場面においても、AIを活用した文字起こしの実例があります。


カスタマーサポートの電話対応

カスタマーサポートの電話対応は、通話品質の向上のため録音されるケースが多いですよね。

こうして録音されたデータは、テキスト化され社内で情報共有されます。

Good事例、Bad事例を社内で共有することで、お客様満足度の向上につなげています。


インサイドセールスの営業電話

インサイドセールスの営業電話においても、録音データの振り返りは行われます。

どういった言い回しをすれば、お客様とのアポ率が向上するのか。

カスタマーサポートの事例同様に、社内の情報共有によって改善を行っています。


AI搭載のIP電話は文字起こしの課題を解決

文字起こしの課題を解決するために、AI搭載のIP電話がオススメです。

その理由について解説します。


圧倒的に手間が減る

AI搭載の電話を使うと、文字起こしの手間が圧倒的に減らせます。

また、テキスト化ツールでは実現できない、会話のサマリー化まで実現できます。

例えば、AI搭載の会話サマリー電話pickuponを使うと、

会話の録音   ◯

会話の文字起こし◯

会話のサマリー化◯

3つの課題をまとめて解決できます。

文字起こしでは一般的に、録音用の機材、テキスト化用のアプリやツールは別々のものを使うことが多いですから、1つのツールで完結できるのは作業効率がアップしますね。


顧客情報との紐付けができる

また、文字起こしした情報は、情報をどこに保管すべきかという課題もあります。

CRMが別のツールになると、転記の事務作業が発生してしまいますよね。

こうした課題にAI IP電話はすでに対応をしています。

電話番号単位でお客様を管理することで、CRMとしての役割もはたしてくれます。


まとめ

録音データの文字起こしに関する課題を考察しました。

文字起こしの前後のタスクも含めて、気づきを得られた方もいるのではないでしょうか。

今回紹介した、会話サマリーAI電話pickuponは、営業現場の情報共有の課題を解決します!