Googleスプレッドシートで顧客情報を管理しよう!ワンクリックで架電ができるツールも紹介します!

CRM(Custumer Relationship Management)という言葉が一般的になり、顧客情報管理の必要性が一般に認識されるようになりました。しかし、CRMの代表システムSalesforceを導入するには予算が厳しい。そんなお悩みをお持ちの会社さんも多いと思います。

無料で利用できるgoogleスプレッドシートを使用して、顧客情報管理は可能なのか考えます。


【Index】

  • 顧客情報は営業活動に必須の時代
  • Googleスプレッドシートを使った顧客情報の管理
  • Googleスプレッドシートで顧客情報管理をするデメリット
  • スプレッドシートからの電話営業ならpickupon


顧客情報は営業活動に必須の時代

顧客情報管理とは

会社単位で顧客情報を資産として考え、利用することです。

お客様の氏名、年齢、嗜好などを情報として把握することには、企業、お客様双方にメリットがあります。

相手のことがよくわかれば、それだけ個別の提案ができますし、お客様の満足度を上げることにつながりますよね。


ITにより情報共有コストは大きく低下

顧客情報管理の考え方は、変わらず昔から存在します。

IT技術の発達によって、デジタル情報の流通量は増え、顧客情報をデジタル管理することは企業にとって必須の時代になりました。

デジタル化以前では、紙による顧客情報管理がコスト高な面がありました。

しかし、現在では安価に使用できるITツールも多く存在し、コストは大きく下がりました。

googleの提供するスプレッドシートを使えば、無料で顧客管理が可能になります。


情報共有の進化で営業の品質が向上

デジタルによる顧客情報管理が一般化した理由はコストだけではありません。

営業の品質を向上させ、成果も創出することでも注目されています。

例えば、成功事例の共有が容易に行える点。

デジタルに記録が残っていれば、営業活動の成功例をモデルケースとして共有することができます。必要なのは、情報を共有しているという前提情報と、情報へのアクセス権だけです。

こうした成功事例の情報量が多くなることで、情報の精度がさらに高くなり好循環を生み出します。


営業は勘ではなく科学する時代に

顧客情報を社内で共有し成果を上げるのが現代の営業スタイルです。

個人の力に頼る属人化した営業スタイルは、会社から求められません。

CRM製品の最大手として成功したセールスフォース社のsalesforceは、営業を科学した結果をシステム化した製品です。セールスフォース社のノウハウは今や営業におけるトレンドとなっています。

顧客情報の管理、その有効活用についても、セールスフォース社を参考にして営業スタイルを変える会社も多数出てきました。


Googleスプレッドシートを使った顧客情報の管理

顧客情報管理について、googleスプレッドシートを使って管理するときの基本的な流れを紹介します。


項目を決める

まず、第一に項目を決めることが必要です。

顧客情報として管理したい項目を洗い出しましょう。

顧客情報管理を行うための目的に沿って、もれなく洗い出しが必要ですので最も重要な工程です。

具体的な例を挙げると、会社名、部署名、役職、電話番号、等々が挙げられます。

上記は基本的な項目例ですが、多くの会社で共通して管理したい項目というのは似通ってきます。

顧客管理が初めてで、イメージができない場合は他サイトから管理項目の例を参考にしてもよいでしょう。

管理項目の例について、紹介しているページ紹介します。

https://it-trend.jp/crm/article/crm_items

項目は、スプレッドシートの横軸最上段に設定するイメージになります。


情報を蓄積する

第二のステップは、情報の蓄積です。

設定した項目に従って、スプレッドシートの一行に一社の情報を登録していきます。

一行に一社の情報を登録することがポイントになります。

例えば、ある会社に複数回の営業活動を行ったとします。

最初の営業活動の記録は、新たに行を作成し新規登録を行います。

そして、次の営業活動の記録は、新たに行を作成するのではなく、すでに作成した行の情報を上書きしましょう。

情報は上書き管理することで、最新の情報がわかりやすくなります。

情報の共有をするために必要な工夫です。

訪問回ごとの情報を残したい、細かな情報を残したいと考える場合、項目を工夫することで解決を行うとよいでしょう。

例えば営業活動の回数を上書きして更新していくとか、営業のステータスを社内で定義して上書きしていく方法で、解決することができます。

一行一社の形で情報を残す理由は、次工程での分析を行うさいに都合がいいからです。


分析する

第三のステップで分析を行います。

ここでの分析は、2つの性格があります。

1つは会社が保有する顧客情報を網羅的に分析すること、もう1つが個別の分析です。

そして、方法としてはスプレッドシートの基本機能であるピボットテーブルを使用します。

例えば、全体の分析で言えば、顧客の商談の進捗状況を、比率で集計することができます。

管理する項目として、営業ステータスを付与しておけば、全体の顧客情報数に対するステータスごとの件数で比率を把握できます。

個別分析の例で言えば、営業ステータスで失注にいたったケースに絞って失注原因を分析することで、後の営業に生かすといった使い方ができます。

全体から個別へ、Summary to Detailの考え方は、営業を科学するために必要な考え方です。

項目の中に失注原因を分析につながる情報を設定しておくのがポイントです。

もし、最初の分析で原因の特定に至らなかった場合は、社内で仮説を持ち、項目を追加することもできます。

スプレッドシートでは柔軟に管理項目を追加できるので、運用しながら管理項目のブラッシュアップを行えばよいでしょう。


利用する

分析した情報を元に、営業活動に使用します。

例えば、営業ステータスが検討中になっているお客様に、架電を行うケースを考えます。

顧客情報がスプレッドシートで管理されていれば、絞り込みを行うことで一覧を作成でき、効率よく電話営業を行うことができます。

スプレッドシートを使用して、電話営業をする場面は多くありそうですよね。


Googleスプレッドシートで顧客情報管理をするデメリット

レポート形式でないため見にくい

スプレッドシートを使用して顧客情報を管理するときのデメリットについても考えます。

デメリットとして見にくい。という点があります。

これは、スプレッドシートで顧客情報を管理するときに、一次情報としての価値、情報共有を前提とするためにそうなります。

社内の共通認識として一次情報を管理し、実際に使用する際には、分析レポート化といった二次加工の手間が発生します。

顧客管理をシステム化しているCRM製品(salesforceなど)を使えば、このレポート化の手間をシステムが省いてくれます。デメリット解消のために、スプレッドシートとCRM製品を併用しているケースもよくありますね。


スプレッドシートからの電話営業ならpickupon

スプレッドシートを利用して電話営業を行うときに、電話番号の入力を手間に感じることはありませんか?

pickupon(ピクポン)はスプレッドシートからワンクリックで架電ができ、AIによる会話の分析ができるツールです。


スプレッドシートからワンクリックで架電

スプレッドシートを操作しながら、電話を操作することの非効率に悩む会社さんは多いです。

スプレッドシートからワンクリックで架電を行うことができる「クリックコール」機能を実装しました。

pickuponはIP電話なので、パソコン上から架電を行うことができ、パソコンと電話を行き来せずに済みます。作業効率のアップに貢献します。


顧客の声をpickupするAIを搭載

pickuponのメイン機能は、音声を認識するAIです。顧客との通話内容をAIが分析し、録音とサマリーされたテキスト化を同時に行います。

架電の担当者は、テキスト入力等の作業から開放され効率が上がります。

電話営業の仕事を革新するためのツールです。


閲覧アカウントは無料で利用できます

pickuponの利用料金は月額課金制です。

ID単位での課金ですが、閲覧用のアカウントは無料で利用できます。

ミニマムスタートで課金し、徐々にユーザーを増やしていくことも可能です。

お客様からのニーズに応え、スプレッドシートからの架電機能を実装しました。

スプレッドシートを利用した顧客管理を検討中の方は、是非pickuponをご検討ください!

 ・スプレッドシートからの架電機能について詳しくはこちら!